一、看看我们日常工作中随时意思都能碰到的案例。
1、入伙后签收，管理处接到房屋质量问题的报修，经过现场查看，初步判定是施工质量问题，工作人员填写《工程质量问题通知单》告知施工单位、请施工单位负责人签收。这个签收是否有效？几年后，该单能否做证据使用、效力如何？
以上第1个案例涉及文件资料的签收问题，第2个案例涉及文件资料的送达和通讯地址问题，被这都是在我们日常工作中最常见、经常发生的事情。对于上述提问，大家似乎不假思索的就能给出答案，“施工单位负责人都签代理人已字了，单据肯定有效！身份证上面的地址是户籍所在地，肯定具有法律效力！”
但事实如何呢？我们看看律师给出的专业意见。在第1个案例中，律师提出经过一段时间（如几年）后，管理处如何证明该签字人员是施工单位的负责人？即便证明了签字人是施工单位的负责人，但又如何证明该签字是其本人的签字？第2个案例中，律师给出的意见是，给身份证上登记的地址寄送函件不一定有效！因为身份证上的地址是户籍所在地；但通常，人们的经常居住快递地、实际居住地与户籍所在地不一致。而且，在商品房买卖合同中都会约定业主的实际通讯地址，该地址才是具有法律效力的联系地址！管理处寄发函件应往业主留存在买卖合同中的地址为准！乡镇
那么，在日常工作中我们该如何操作、注意哪些细节，才能尽可能的规避法律风险呢？
二、首快递先，我们先谈谈通讯地址和联系人的问题，我们可以：
1、新项目入伙前，以发展商整理登记的地址为准；如发展商寄发《入伙通知书》的地址。
2、新项目办理业主入伙时，请业主重新登记最新的通讯地址（在登记表上，应注明，该通讯地址作为日常联系使用，具有法律效力），并请业主提供电子邮件地址。
3、如业主没有办理入伙手续，待入伙过程结束后，向发展商确认业主的通讯地址（该地址一般以商品房买卖合同上的地址为准，如业主更改了通讯地址，应以最后登记地址为准，并复印该合同和文件存档）。
4、如业主办理了入伙手续，但没有居住在物业小区内；如向业主发函，可以同时向小区内的业主房屋地址、登记的通讯地址、身份证地址等寄发函件。
5、对于工程维保单位。可在入伙前，物业公司与所有施工单位签订一份书面协议（或：采用《会议纪要》形式），约定各个施工单位负责接收《维修通知单》负责人，并请负责人人在协议上留取签字样本。或者，请发展商要求各施工单位发函他人给物业公司、管理处，明确施工单位接收《维修通知单》的负责人及签字样本。
6、对于其他供方、合作方及关联方等，可在合同、协议文本中（或者，另行起草协议）约定双方的通讯地址、联系人、联系人签字样本及联系电话等内容。
三、接下来，我们谈谈文件资料的送达和签收问题。
送达是法律术语，是指人民法院依照法律规定的程序和方式，将诉讼文书送交当事人或者其他诉讼参与人的行为。目前我国法律没有对通知、往来函件等非诉讼类文件的被送达做出规范，但在实际工作，文件资料送达是很多很频繁的，如工程维修通知、催费通知、与发展商的往来函件等，这些文件资料如在日后涉及到诉讼、仲裁等法律程序，就需要举证人证明文件资料已送到收件人手中。但通常我们认为实实在在是对方签收文件资料，在律师眼中不堪一击、没有什么证据力。除本文最初列举的第2个案例，还有以下常见的不太具有证是什么据力或证据力很弱的情况，如：
1、向业主送达催费通知单、装修整改通知单等不利于业主的文件资料，业主往往拒签、或者是由业主家庭成员签收的。
2、将催费通知单、装修整改通知单等文件资料贴在业主家的大门上，然后附加当日报纸（着重突出报纸日期）拍照存档，作为证据。
3、将催费通知单、各类通知等资料直接投递到业主信箱中。但事后查找《前期物业服务协议》、《物业服务合同》、《管理规约》等文件资料中都没有业主同意或认可、将业主信箱约定成法定通讯地址的约定内容。
4、发展商或相关单位发函，（1）使用传真方式，但没有合同或协议约定传真号码。（2）有书面签收的，但签收人不是合同或协议约定的签收人，或者书面签收人不是单位的法人代表、负责人或具有收发文件职责的行政、门岗人员。（3）发文单位请签收人员在签收表上签名，但事后不能证明签字文件内容与留存文件内容相一致。（4）发文单位请签收人在发函函件复印件上签收，但只有签名和日期，无详细的签收单位和签收人员职位，证据力很弱。
那我们在实践中如何送达和签收函件，才是合法有效、才能成为以后双方争议乃至诉讼时对己方有利的证据。我们可以：
1、按本文前段内容，提前在合同和协议中约定联系地址、通讯地址（送达地址）和联系人或文件签收人（预留签名意思样式），以便文件的直接送达。
2、直接送达。自然人的必须由本人签收（无完全民事行为能力人由法定代理人签收）；受送达人是法人或者其他组织的，应当由法人的法定代表什么人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织负责收件的人签收；受送达人有代理人（需提前书面告知，或有合同、协议约定），可以送交其代理人签收。
3、邮寄送达。目前常用的是采用“EMS”邮政快递或其他快递公司邮寄送达。但须注意：（1）发件人一定要在快递运单上的“物品名称”及“数量”一栏中详细记载文件的准确名称及份数（如：邮寄催费通知单，在快递运单上要注明“物业服务费催缴通知单、文件份数和页数、欠费期间、欠费金额等”）。（2）保存好快递运单的底单和函件复印件；如快递被退回，将退回的快递保存好。（3）如邮寄函件是多页的、需注意函件代收要加盖骑缝章。（4）业主具体居住地址不确定的，可多发几份快递，可以同时他人向身份证登记地址、提前约定的通讯地址及物业小区内的房屋地址等击发快递。（5）、重要文件或需要证据力很强的文件，可采用“公正送达”。
4、电子邮箱送达。电子邮箱作为什么现代人常用的联系方式，以其快速、便利、成本低等优势已成为人们生活中不可或缺的一部分。而且，电子邮件被新合同法所确认，采用电子邮箱形式发送函件是具有法律效力的。另外，发送电子邮件等数据电文、只要该数据电子到达被送达人的特定系统就视为送达，不存在拒收的情况。发送电子邮件，我们需要注意：
（1）是什么必须提前在合同、协议或者其他书面文件中约定好电子邮箱，并注明该电子邮箱作为有效通讯联系地址、具有法律效力。
（2）对外发送相关邮件时务必使用公司邮箱 ;在公司邮代收箱的设置上，设置发送回执，这样对方收到邮件后打开即发送送达回执，表明对方已收到。
（3）注意保存电子邮件，不要随便删除，以便应对不时之需；重要的邮件要另外备份，重装电脑系统等要备份出所有邮件。
（4）通过邮件的后续行为确定电子邮件的存在，例如在发出电子邮件交易信息后，发出代理人方在之后的交易单证中证明了前期电子邮件中的内容。
（5）重要文件可采用扫描仪等器材制作成图片、作为附件发送，避免篡改。
在日常工作中，如须向业主、已发展商及相关供方送达文件资料，在直接送达存在困难的情况下，我建议应采用快递和电子邮件形式送达。
四、外来函件的签收。
我们在日常工作中，经常碰到业主、发展商乡镇拿着书面函件（不利于我方的函件）要求签收。签还是不签，大家心里很纠结，因为大家通常认为签收函件就相当于确认了函件的内容了，其实不然。律师告诉我们签收，外来函件大部分都可以签收，但若涉及到与公司有关权利处分的事宜时，当场不要做任何有关责任方面的承诺即可。
1、签收确认。在签收后要做好登记记录（包括签收时间），对于签收的函件应充分重视，所有来函应保留存档以备随时查询。
2、如有异议应及时回函。对来函中所述内容如有异议的，则应及时回函澄清，表明观点。
3、如对方又回函表示新的不同意见时，应再予回函澄清。如无新意见，则不必回函。
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