01 设备采购关键点分析

02 关键点1：编制需求计划

03 关键点2：进行市场询价

04 关键点3：进行市场招标

05 关键点4：设备检测验收

设备部

设备采购关键点分析

设备采购主要风险点

为了顺利开展设备采购管理工作，提高设备采购效率，保证企业设备的采购和使用安全，企业在进行设备采购管理时，须关注如下所示4大风险。

风险点1

设备需求分析

1．设备需求分析不全面，造成采购了非必须设备造成资源浪费，或放弃采购必须设备，造成企业在市场竞争中处于劣势

2．由于忽略对设备备品备件采购需求的分析，使设备在使用过程中因耗损或故障进行设备维护、维修时，无备件更换，造成设备停用

3．由于资金成本的占用分析不足，造成企业因设备采购原因陷入资金困境等

风险点2

设备询价管理风险

1．询价结果决策具有较强的主观性，可能会出现采购人员与供应商串通抬价、采购实物与约定不符等风险

2．市场调查不全面，使企业错失优秀供应商，使企业采购成本增加

风险点3

市场招标评标风险

1．未做好招标资格预审或缺乏资格预审，致使不符合要求的投标人参与投标，可能导致采购物资的质量难以达到规定的标准

2．在招标过程中，由于参与评标的人员缺乏专业评标水平，或泄漏相关的招标内容，致使评标过程流于形式，损害双方的合法权益

3．不合理的评标规则和方法，可能导致评标结果难以保证其客观性，损害公司和投标商双方的利益

风险点4

设备采购验收风险

1．企业质量检验标准不规范、不合理，可能造成不合格品流入生产线，形成安全隐患并影响企业产品质量

2．质量检验不合格的物资未进行及时妥善的处理，造成企业损失

设备采购4大关键点

为了更好地防范设备采购过程中的各种风险，企业设备采购人员应在梳理工作流程关节点的基础上，重点强化下列4大关键点的管理和控制工作，具体如下。

▪ 编制需求计划

▪ 市场询价

▪ 市场招标

▪ 设备检查验收

关键点1：编制需求计划

编制计划的问题分析

在编制需求计划工作中，设备管理人员需对需求计划进行必要性分析和技术、经济可行性分析，并根据分析的结果进行需求计划的处理，需求计划编制的问题分析具体如下所示。

1．编制需求计划

各设备使用部门根据设备运行记录、检修记录和企业的生产计划，提交本部门的设备需求计划，以满足单位生产需要

2．必要性分析

设备管理员对各部门的设备需求计划进行整理、分类，结合工作经验和设备资产现状，具体了解需求必要性。对于确认为不需要的项目，与对应部门协商修改需求计划

3．内部调配

▪ 设备主管汇总各设备管理员的设备需求计划，结合闲置设备数据库，分析是否可以公司内部调配

▪ 如果设备主管判定可以内部调配，则设备管理员安排对应使用部门填报转移申请，进入转移流程

4．编制设备需求总计划

▪ 对于不能调配的设备需求项目，设备主管分析需求原因，编制设备需求总计划

▪ 不能调配的设备需求项目包括对于确已损坏必须更替的项目，和要求升级或

5．技术、经济可行性分析

▪ 对于要求升级或新增的固定资产需求项目，设备主管组织技术部技术员、设备使用部门进行技术、经济可行性分析，汇总分析结论，填入设备需求总计划，报设备部经理审批

▪ 设备部经理结合技术经济分析结论对设备需求总计划进行审核

6．设备需求总计划的处理

▪ 如果技术、经济有一个方面不可行，设备部经理删除该项目

▪ 如果技术、经济都可行，但是设备需求总计划项目超出预算，设备部经理审核有无可暂缓的项目，有则删除可暂缓的项目，退回使用部门修订，修订计划完成后递交主管副总审批

▪ 如果技术、经济都可行，且设备需求总计划项目都在预算之内，则设备部经理签发设备需求总计划

编制需求计划流程图

编制需求计划关键点

在编制需求计划工作过程中，企业应针对存在的风险，加强对流程关节点事项的规范执行，并重点对下列4大关键点进行管理和控制，具体如下。

• 设备信息汇总、比较
• 设备需求分析
• 编制设备需求计划
• 设备信息调研

设备部

关键点2：进行市场询价

设备询价内容的分解图

采购人员在进行设备询价时，对设备询价内容进行分解，通过询价单等形式展现，以便供应商计算并提供有效报价。设备询价内容如下所示内容。

1. 设备采购数量
2. 设备品质和技术要求
3. 设备报价基本要求
4. 设备交货期要求
5. 设备包装要求
6. 设备品名与型号
7. 买方的付款条件
8. 交货及安装地点、运输方式
9. 采购人员与技术人员的姓名及联络方式
10. 供应商的报价截止日期
11. 保密协定的签署文件
12. 设备售后服务与保证期限要求

设备询价执行的程序

1.确定采购询价项目

根据设备采购计划，确定设备采购项目，并确定设备询价方式

2.制作设备询价文件

根据设备采购项目，制作完整及正确的询价文件，采购询价文件主要包括采购询价通知书与采购询价单两个部分

3.确定询价供应商名单

通过查阅供应商信息库或根据供应商市场调查报告掌握供应市场的动态，筛选符合条件的询价供应商

4.询价实施

▪ 根据询价供应商名单，发送设备询价文件

▪ 统计询价截止日期前回收的供应商报价信息

5.供应商报价分析

确定供应商报价分析维度，对询价供应商的报价进行核算比较，筛选合理的供应商报价

6.选择供应商

根据设备采购预算，进一步对供应商报价进行筛选，选择3家供应商作为备选供应商

7.进一步议价

设备采购人员同时与备选供应商进行进一步议价

8.确定询价结果

根据与备选供应商的议价结果，选择价格合理、质量水平较高、同时设备售后服务体系全面的供应商作为合作对象，根据其询价结果编制询价报告，提交上级领导审批

市场询价管理的关键点

• 确定询价结果
• 供应商
• 报价分析
• 确定询价
• 供应商
• 制作询价文件
• 进一步议价

设备部

关键点3：进行市场招标

设备市场招标流程图

进行市场招标关键点

在进行市场招标管理工作过程中，企业应针对存在的风险，加强流程关节点事项的规范执行，重点对下列5大关键点的进行管理和控制，具体如下。

• 中标结果争议处理
• 开标、评标
• 资格审查
• 制作招标文件
• 定标、发布中标结果

设备招标采购管理办法

第1章 总则

第1条 目的

为保证设备招标采购程序的规范性，保证设备招标工作的公平、公正，维护招投标双方的合法利益，特制定本管理办法。

第2条 适用范围

本办法适用于公司所有项目设备招标采购工作的管理。

第3条 招标监督管理分工及职责

1．招标活动监督职责

（1）设备采购预算在 万元以内的（含 万元）由总经办成立监督机构，成员由公司专职纪检人员组成。

（2）采购物资设备在 万元以上的由公司成立监督机构，成员由公司监察审计部门成员组成。

2．监督机构职责

监督机构职责主要包括以下4项。

（1）检查招标采购程序的合法性。

（2）监督招标操作各环节的规范性。

（3）审核招标结果的真实性、公正性。

（4）发现违规操作，及时督促纠正。

第2章 招标准备管理

第4条 成立招标采购小组

公司在进行设备招标采购时，应成立专项设备招标采购小组，小组成员由设备部、采购部、生产部以及法务部等部门成员组成。

第5条 编制招标文件

招标小组成立后，应及时编制设备采购项目相关招标文件，招标文件主要包括招标邀请书、投标须知、合同条款、招标目标任务说明、技术规格、投标文件格式和投标保证金要求等内容。

第6条 发布招标信息

招标小组编制招标文件后，需选择适宜方式发布招标信息。招标信息的发布可采用发布招标公告和向指定供应商发出招标邀请两种形式进行。

第7条 资格预审

招标采购小组应进行资格预审，对供应商的资格和能力进行预先审查，剔除资格条件不符合合同的供应商，缩小供应商的选择范围。具体资格预审内容如下所示。

1．基本资格预审内容主要包括供应商是否合法、是否注册、是否破产、是否存在违法违纪行为等内容。

2．专业资格预审内容具体包括下图所示的5项内容。

• 经验和以往承担类似合同的业绩和信誉
• 为履行合同所配备的人员情况
• 售后维修服务站的分布及人员结构等
• 为履行合同而配备的设备以及方案等情况
• 财务状况

第8条 发放招标文件

在完成资格预审工作后，招标小组应向通过资格预审的供应商发售招标文件。招标文件必须按照招标公告或投标邀请书中所规定的时间、地点发放。

第3章 开标、评标以及定标管理

第9条 开标管理

开标应在招标通告所规定的时间、地点公开进行，为了遵循公平、公正、公开的原则，招标小组应邀请投标人或其委派的代表参加。在开标过程中，应注意以下工作事项。

1．开标前，应以公开的方式检查投标文件的密封情况，宣读供应商名称、投标概况、投标保证金的提交方式、投标项目的主要内容、投标价格以及其他有价值的内容。

2．开标过程中，对于投标文件中含义不明确的内容，允许投标人做出简要的解释，但是不能超过投标文件记载的范围，或者改变原有的投标文件内容。

3．开标过程中，相关负责人要做好开标记录，主要记录项目的名称、招标号、招标通告的日期、发售招标文件的日期、投标人的名称及报价、截止后收到标书的处理情况等。

4．在招标文件发售后，对原招标文件做出变更或补充，或发现有影响采购公正性的违法行为或不正当行为，或采购方接到质疑和投诉，或变更、取消采购计划的，可以暂缓或推迟开标时间，并以书面方式通知投标人并做出道歉。

第10条 评标管理

招标小组进行评工作时，应成立由公司技术、法律等方面的专业人员组成的评标委员会，由其按照招标文件中规定的各项评价标准对各个投标供应商进行综合评审。

第11条 撰写评标报告

在评标结束后，评标委员会应及时撰写评标报告，并提交总经办审阅，评标报告应列明招标项目的概况、招标方式、招标人、招标范围、招标过程、开标会议记录、评标依据以及投标人的投标概况等内容，以便总经办确定中标候选人。

第12条 发布中标通知

公司在确定中标单位后，招标人要及时地向中标人发出中标通知书。同时，将中标结果通知所有未中标的投标人，并表示感谢。

第4章 附则

第13条 本办法由设备部负责制度的制定、解释和修订。

第14条 本办法经总经办审批通过后，自颁布之日起实施。

关键点4：设备检测验收

设备检测验收工作流程

设备检测验收管理规范

第1章 总则

第1条 目的

为保证本公司设备采购的质量水平，确保本公司生产经营的顺利进行，防止由于不合格设备使本公司造成不必要损失，特制定本规范。

第2条 适用范围

本规范适用于公司设备采购验收管理工作。

第3条 设备检验的基本原则

相关部门在开展采购设备检验工作时，应严格遵守严肃、准确、及时三项基本原则。

1．设备验收人员必须具有高度的责任心，秉持严肃的工作态度，严格按照公司的相关设备检验制度和流程规范进行检验。

2．设备验收人员需仔细核对到货设备的名称、型号以及数量等信息，必须做到准确无误，不得掺入个人的主观偏见和臆断。

3．设备验收人员要按照相关管理规定及时组织和实施设备检验工作，并在检测出问题后，在规定期限内处理。

第2章 设备验收准备

第4条 收集和了解设备基本资料

设备部应收集整理设备采购相关资料，并组织设备检验人员熟悉和了解采购的设备名称、数量、采购时间、到货时间、采购方式、运输方式以及不合格品处理办法等事项。

第5条 供需双方确定设备品质、规格和图样

设备部应协同生产部、技术部以及质量部等部门确定验收项目及设备技术和质量标准等，并与供应商进行双方签字确认。

第6条 明确采购设备验收内容

设备部应协助质量管理部确定采购设备验收的具体内容，并协助具体验收工作的实施，设备采购验收的内容应包括以下三点。

1．设备的采购订单与供应商发货清单是否一致，并核对设备到货数量。

2．检查到货设备的产品外观，包括包装是否完整，标识标签是否符合公司订单要求，开箱检验物资是否有破损、短缺以及变质情况的发生等。

3．对到货设备进行设备检验，检查其关键指标是否符合本公司质量检验标准。

第7条 设备检验方式

设备检验人员为保证设备检验的效率和结果的准确性，对设备一般采用全部检验方式进行。

第3章 设备检验实施

第8条 组织成立设备验收小组

采购人员应组织技术部、质量管理部以及生产部专业人员成立设备验收小组，并告知设备到货时间、设备采购数据以及特殊要求等，并着重说明设备验收时防潮和防压等注意事项。

第9条 到货清点

接货人员应及时清点到货设备，检查到货设备数量和规格是否与采购订单相符，并检查设备包装外观是否破损，如实填写“设备采购验收单”。

第10条 开箱检验

设备验收人员应慎重选择拆箱方法，保证设备的安全性，拆箱时要保证至少有两个不同部门成员在场，并一起根据订单和发货清单等相关票据核实设备的品种、数量、型号、附件零件、技术图纸以及外观等情况，并如实填制“设备采购验收单”。

第11条 设备安装和调试

设备验收人员需现场配合供应商技术人员对设备的安装和调试工作，如实填制“设备检验报告”。

第12条 设备检验报告审批

设备验收人员将“设备检验报告”提交采购检验主管和技术部主管审核和审批，并将审批意见作为检验结果处理的依据。

第13条 设备验收期检验

采购人员应要求供应商将一段设备使用时间作为设备验收期，采购人员应在验收期内密切跟踪设备运转情况，发现问题及时与供应商联系，并在验收期结束后综合生产部和技术部意见，编写“设备验收报告”，提交上级领导审批。

第4章 设备检验结果处理

第14条 检验合格处理办法

1．设备验收小组应根据发票注明的设备信息，如设备名称、型号、规格、单价、数量以及金额等，针对验收无误的设备，填写“验收入库单”，此单一式三联，分别交由财务部、仓储部以及设备部保管和使用。

2．设备通过验收期检验，设备部即可安排设备投入生产运营，并通知财务部与供应商办理结算，进行固定资产入账。

第15条 检验不合格处理办法

公司针对采购设备检验不合格的各种情况，可采取补交、拒收退货、换货、返工以及偏差特采处理等办法，由采购人员通过与供应商沟通协商达成一致后实行。下表为检验不合格处理办法一览表。

第5章 附则

第16条 本规范由设备部负责制度的制定、解释和修订。

第17条 本规范经总经办审批通过后，自颁布之日起实施。

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1.本资源编号：365。