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业务部员工小明4月1日要购买一批材料，需要向财务部申请资金，采购完毕后才能报销。那么整个流程是怎样的呢？

1、员工借款

1. 小明发起借款申请，申请书上要注明何人何时要在何地购买什么材料，预计需要多少资金等等，如果还有其他说明也一并附上，这就是借款申请书；

2. 将借款申请书交给他的上级审批，上级审批确认无误后，再交给会计；

3. 会计要进行复核，主要核查这份借款申请书是否真的经过了上级的审批，资金的用途是否含糊其辞，判断这笔借款金额是否合理等等。要注意的是，会计复核需要一定的经验，比如小公司购买一次中秋节礼物作为员工福利，申请五六千块钱，是否真的合理？

4. 会计复核确认无误后，生成记账凭证，并将该凭证送达出纳手中；

5. 出纳根据会计出示的记账凭证，付款给小明，登记相关的日记账，最后将凭证归还给会计。

以上是规范的员工借款流程。有些公司的借款流程没有上述的繁琐，会计审核了借款申请后先交由出纳付款，付款完毕后会计再根据日记账等生成原始凭证。

这样的流程也没有问题，只是需要会计确认两次凭证，并且保证不出错，效率相对来说较低一些。

但是，个别公司的流程报销流程中，业务员直接拿申请书找出纳要钱，这是极不规范的行为，如果金钱方面除了差错，会计也要被追究责任的。

借款账务处理

很多公司对借款这一步不做账务处理，这也是不规范的，会计人员应及时跟进账上的资金去向。会计分录为：

借：其他应收款—小明

贷：库存现金/银行存款

2、报销冲账

报销冲账的处理与员工的借款申请步骤类似，区别在于第一步，小明发起冲账申请，要准备的材料包括借款申请书的复印件、采购发票以及冲账申请书。冲账申请书要注明何人何时在何地为何事实际花了多少金额，应退回公司多少钱或者公司还应支付多少钱。如果还有其他可以证明本次业务的凭证，也可以一并呈上。

此外，财务要注意审核实际报销的金额数字、大小写、发票的真实性、整个业务的合理性，要注意凭证是否齐全。

报销账务处理

（1）钱刚好够花

小明买材料花了1000元，会计审核无误，予以报销，转账1000元到小明账户。此时账务处理为：

借：管理费用

应交税费--应交增值税（进项税额）

贷：其他应收款---小明

（2）钱不够花

小明买材料实际花了1500元，那么：

借：借：管理费用

应交税费--应交增值税（进项税额）

贷：其他应收款---小明

银行存款（差额）

（3）钱给多了

小明买材料花了800元，那么：

借：管理费用

应交税费--应交增值税（进项税额）

银行存款（差额）

贷：其他应收款---小明

注意

1. 是否产生进项税要看发票类型；

2. 钱给多了，小明实际没有花完借款的金额，要归还公司的钱，但是借款上已作账务处理“其他应收款—小明”，因此公司可以开收据给小明，这张收据也是支持性凭证。

以上就是报销的流程及账务处理了，可以转发给公司的其他小伙伴、明确报销流程哦~