详解 · 行政费用（发票）报销

本篇将从票据种类、借（付、报销）款区别、票据填写要求及报销流程四个方面详述。涉及到的内容，是从综合办公室的工作角度出发，以最常用的票据来展开的。

费用报销一般是企业财务部初步拟定，最后有综合办公室出具正式的文件在本企业执行。

01

票据的定义及分类：

发票是指单位或个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。

从效率及成本面上，可将发票分为电子发票和纸质发票，与传统纸质发票相比，电子发票具有以下特点：

1.电子发票没有印制环节，可以降低发票成本;
2.申领发票不再需要往返税务机关领取纸质，变的更高效;
3.受票方可在发生交易时收取发票，并可在税务机关网站查询验证发票信息，减少接受到假发票的损失。

电子发票是信息时代的产物，采用全国统一编码，采用统一防伪技术，分配给商家；电子发票和纸质发票两者只能选其一，具有相同的法律效力。

从实用性方面，常见的发票种类有三种,即增值税专用发票、普通发票和专业发票。

其中，增值税专用发票不仅是购销双方收付款的凭证，而且可以用作购买方扣除增值税的凭证；

普通发票除运费、收购农副产品、废旧物资的按法定税率作抵扣外，其他的一律不予作抵扣用。

专业发票主要由政府主管部门自行管理，不套印税务机关的发票监制章，也可以根据税收征管的要求纳入统一发票管理。

比如差旅费:火车票、飞机票、长途汽车票、订票费发票、住宿费发票、餐饮发票、打车票、地铁票、加油费、过路过桥费、租车费都是。

02

费用报销单一般用于直接费用的报销，差旅费、招待费，办公用品费等，是本公司员工要报销办事费用(例:出差、买办公用品等)时填写的单据。

举个例子：综主去某某地出差了3天，回到公司将出差期间的住宿费400、餐费120（按照公司报销制度）及交通费800合计，填写《费用报销单》，并将发票附后，进行报销。

付款申请单一般用于采购付款，票到挂账，付款冲账。通常是外单位向公司要求支付货款时填写，然后进行内部审批。

借款申请单，是暂借款时用的，借款后需要归还或冲账。填写清借款用途、金额等，然后交付各级部门领导审批。

举个例子：9月份企业有3名同事过生日，综合办公室会在月初以借款的形式，申请此3人的福利费用，用以购买生日礼品及蛋糕等，月底用收据冲账。

以上这些单据，我们企业一般都从文具店采购成品，不自制。

03

• 小写金额与人民币符号之间不得有空格

小写金额与人民币符号，不得连写分辩不清，正确写法￥100.00；错误写法：￥ 100；

一般情况下，小数点后的两位要打一个短横线，目的是为防止有他人在票据上后两位再加数字。

• 大写金额无数字部分需要用零或ⓧ补齐

• 报销单上字迹不得有涂改和勾抹，如有错误，需要重新填写；

大写数字示例：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。

• 大写金额与小写金额一致

04

1. 经办人员提出付款申请，填写付款申请单；
2. 经办部门经理审核申请金额及付款进度与合同约定是否一致，签字确认，或驳回；
3. 分管副总或总监审核申请金额及付款进度与合同约定是否一致，签字确认，或驳回； 
4. 签批后的付款申请单由各部门资料员转交财务部审核。
5. 主管会计审核付款是否符合合同约定，签字确认，或驳回；
6. 财务部经理复核，签字确认，或驳回；
7. 总经理、副总裁复核，签字审批，或驳回；
8. 总裁签批或驳回； 
9. 财务经理根据付款是否在当期资金计划内，是否有总裁签字，通知出纳付款； 
10. 付款后出纳将付款申请单交主管会计做账务处理。 

• 上报财务部之前必须经过部门经理、分管副总/总监、审计部审批；
• 附件必须齐全，预付款必须附收据；
• 工程或材料款必须附发票，如发票或收据因特殊原因无法及时提供，必须有经办部门经理打欠条，经办人负责催收发票，并于付款前提供，如不能及时提供发票而导致款项未及时支付产生的责任由该经办部门承担；
• 合同付款需附合同。

• 视具体情况，各部门资料员向财务报送纸质周（月/季度）用款计划表（用规定的模板，需经过部门经理签批）。

以上。

祝好。