报销的核心问题及实务操作有哪些？

一、员工费用报销规定有哪些？

1、任何一种类型之请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。

2、报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证（发票之单位名称必须是正确无误），由报销人整齐地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上，同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。

3、报销以“周”为单位，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。

4、对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数，报销总额的20%将会被扣除；针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。

5、签名的规定：

① 所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。

② 所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。

6、财务复核结果视情况做下列处置：

① 退回报销单（注明退回原因）。

② 剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款（附剔除原因）。

③ 要求报销人员补充说明或补必要单证。

④ 交出纳付（汇）款。

7、每周汇员工报销款一次，每月的最后一个周五不汇款。

8、每周汇员工报销款后，差异表会E-mail给各部门主管及秘书或助理，各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。

9、在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。

二、差旅费的报销手续具体流程

1、提供合法的票据。索取住宿票据时，应要求对方将票据内容填写完整，填写内容包括：单位名称（姓名）、日期、住宿天数、单价、金额、填票人。

2、填报“工作人员出差‘五定’审批单”。内容包括：姓名、前往地点及乘坐交通工具、出差任务、出差时间、领导签批。

3、参加会议的，要求加附领导签批的会议通知单。

4、填写差旅报销单。填写内容包括：姓名、出差日期、出差天数、出差事由、起止地点、起止日期、车船费、住宿费及其他即可。

5、提交统计部门审核，审核无误，再提交财务复核核，经办人再将审核无误的“差旅报销单”报经公司领导签批。

6、公司出差人员补助实行包干制的，必须提供住宿发票、餐饮发票，否则计入个人工资薪金所得。

7、所附单据要求有经办人、核算部门、财务部门审核签字、负责人签字。

8、提交财务报账。

三、住宿费的报销手续具体流程

1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。

2、出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。

3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在分管领导允许的前提下，可按实报销。

4、住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。

四、伙食补助费的报销手续具体流程

1、中午12时前离开本市按全天补助；

2、中午12时后离开本市按半天补助；

3、中午12时前抵达本市按半天补助；

4、中午12时后返抵本市按全天补助。

五、交通费的报销手续具体流程

1、旅途中符合乘卧（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时）而未乘座卧铺，特快按票价50%，其它列车票价60%予以补助。订票费、退票费原则上不予报销，如遇特殊情况需写书面汇报，报分管领导批准后，方可报销。

2、对于自带车辆人员，交通补助费予以取消（乘坐出租车办事需经主管领导同意）。

3、出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：

1)出差目的地偏远，没有公共交通工具的;

2) 携有巨款或重要文件须确保安全的;

3) 收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的;

4)陪同重要客人外出的;

5) 执行特殊业务或夜间办事不方便的

以上情况须请示部门主管同意后方可报销。

4、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得饶行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其饶线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的，在请示主管领导同意后方可报销。

六、通讯费的报销手续具体流程

除外出学习和驻厂人员外的出差人员，每天补助10元通讯费，特殊情况需经主管领导批准。

七、其它费用的报销手续具体流程

1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。

2、出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。

3、驾驶员外出按15元/百公里补助，行车途中的违章罚款一律不准报销。

4、两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员标准执行。

5、去往集团办事处的人员，出差途中享受伙食补助费。抵达后食宿由办事处承担，不享受伙食及住宿包干，如因办理业务路途较远，而中途无法返回办事处就餐，可享受伙食补助费，但需持有办事处负责人的签字确认证明。

6、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。

7、外出学习、驻厂人员，伙食补助每天16元，期间不享受市内交通费、住宿费包干，途中可享受交通、伙食补助费。

八、非定额备用金制度下报销备用金的会计处理

非定额备用金是指单位对非经常使用备用金的内部各部门或工作人员，根据每次业务所需备用金的数额填制借款凭证，向出纳员预借现金，使用后凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，一次结清，下次再用时重新办理领借手续。

报销时财务部门编制转账凭证，其借方科目与定额备用金报销时相同，其贷方科目则为“其他应收款”科目。对于实际支出额小于预借金额的应编制现金收款凭证，收回多借的现金;对于实际支出大于预借金额的，编制现金付款凭证，补给经办人员垫付的款项。

例：大新公司对行政科采用非定额备用金制度，行政科为购买办公用品预借备用金1600元，预借时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为：

借：其他应收款——备用金(行政科) 1600

贷：库存现金 1600

行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金80元，财务部门编制转账凭证一张，其会计分录为：

借：管理费用 1520

库存现金 80

贷：其他应收款——备用金(行政科) 1600

出纳员收回多借的未用现金80元。

如果行政科实际购买办公用品1780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转账凭证一张，其会计分录为：

借：管理费用 1780

贷：其他应收款——备用金(行政科) 1600

库存现金 180

出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。

备用金报销的处理依企业备用金管理制度的不同而有所区别。备用金管理制度可以分为定额备用金制度和非定额备用金制度两种。

所谓定额备用金是指单位对经常使用备用金的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。实行定额备用金制度，使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金。

实行定额备用金的单位，其内部各部门或有关工作人员使用备用金购买货物或用于零星开支后，应将所购买的货物交由仓库保管员验收入库，凭验收入库单连同发票到财务部门报销，用于其他开支的凭发票或其他原始凭证到财务部门报销。有关部门或工作人员报销时，会计人员应编制现金付款凭证。出纳员依据付款凭证将报销的金额用现金补给报销的部门或工作人员。这样报销后有关部门或工作人员于中的现金又达到了核定的限额。

例：大新公司维修科使用定额备用金制度，金额为1200元。5月14日用现金购买零配件800元，其备用金只剩下400元，次日到财务科报销，会计编制付款凭证,出纳员补给现金800元，这样维修科的备用金又达到了 1200元。会计分录是:

借：管理费用 800

贷：库存现金 800

如果5月14日维修科购买零配件实际支付了1400元，由经办人员垫付现金200元，则5月15日报销时,出纳员应付给的现金就是1400元，维修科备用金在支付给经办人员垫付款200元后又恢复到1200元。

案例：某公司费用报销管理制度和详细流程

费用报销制度及报销流程

第一部分 总则

第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条 本制度适用公司全体员工。

第二部分 借支管理规定及借支流程

第三条 借款管理规定

(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

(三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

(四) 借款销账规定： 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐。

(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

借款流程 (1) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金； (2) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批； (3) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。

借款流程图解

第三部分 日常费用报销制度及流程

第三部分 日常费用报销制度及流程

第四条 日常费用主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第五条 费用报销的一般规定

(一) 报销人必须取得相应的合法票据且发票背面有经办人签名。

(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

(三) 按规定的审批程序报批。报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

第六条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。（金额过大须由董事长审批）

第七条 差旅费报销制度及流程。

（一） 费用标准:

职务	交通工具	住宿标准（元/天）	伙食标准（元/天）	外埠及市内交通（元/天）
一般员工	动车或火车硬卧
部门负责人	火车硬卧
总经理助理	飞机
总经理及以上	飞机

（二） 费用标准的补充说明：

1.住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。

3.伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。

5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

6.住宿宾馆为： 。

（三） 报销流程

1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。

2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。

4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。

报销流程图解

第八条 交通费报销制度及流程

(一) 费用标准：(1) 员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;(2) 市内因公公交车费应保存相应车票报销。

(二) 报销流程

1. 员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。

2. 审批:按日常费用审批程序审批。

3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

第九条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程

（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

（二）报销流程

1．购置申请: 公司行政部每月末根据各部门需求及库存情况按预算管理办法编制每个部门购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

第十条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

（一）费用标准

1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。

2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源部。人力资源部根据实际需要编制培训计划报总经理审批。

3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字。

4.其他费用：根据实际需要据实支付。

（二)报销流程：

1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务部办理报销手续。

4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第四部分 报销时间的具体规定

第十一条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

1．财务报销：公司财务部每周六为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。

2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。

第五部分 附则

第十二条 本制度解释权归公司财务部。