公司办公室接待会议流程(企业办公室接待流程)

冬子谈行政8 行政接待怎么做

问

“小张，一小时后合作厂商那边来人参观公司，你负责接待一下。”

回答

反应一：不就是接待客人嘛，就是客人来了给端茶添水，引领参观一下呗，等着他们来就行了。

反应二：立即跟公司相关负责人联系，确认厂商要来的人数，职务，公司参观的流程等。

很明显，作为一个专业的行政人员，反应二才公司是接待的正确姿势，反应一不仅显示了你的不专业，还凸显了你对工作的不用心，这样的工作态度，实在让人为你的职业前途担忧呐~

作为行政，接待工作是常态化的日常工作，在接收到接待办公室任务时，需要怎么做才能让接待工作达到十分的标准？

无疑，规范化流程化的接待会让工作得分更高。

今天，我们要分享的是规范化接待流程的制定方法。

我们将接待流程转化为任务清单，将任务清单划分为三个大版块：接待前、接待中、接待后，并将三个版块的工作内容细化成执行表格（包含接待具体事项、SOP、完成时间、责任人等）。

01

接待前的准备工作

1企业

确认各项信息

客户的详细信息

接待任务第一步就是确认来宾名单，及时准确的搜集来访对象的有效信息，并根据来宾的分类（政府类部门、银行等投资机构、合作伙伴接待等分别管控权力流程、金钱、人脉）不同进行其他的准备工作。

比如政府类部门人员来访要准备相关的资质资料，对相关检查项目接待要进行提前准备；银行等投资机构来访要准备公司的财务往来账目等为注资做核对资料；合作伙伴来访要对公司生产线、质量管控线进行整体清查，为合作伙伴营造好的企业形象，以促进后期的合作。

客户参观公司的目的

我们要明确客户参观公司的目的，看看客户此次参观，是对公公司司的资质审查，还是要对公司的生产体系/质量管控体系/研发体系等进行实地考察，深入了解公司的近况。

接待规格

针对不同的客人采用不同的接待规格。一般来说，我们可以将来宾分为四个接待等级：

一级：正厅级以上的客人/集团领导出席接待的客人

二级：副厅级客人/相应级别的企业领导

三级：县处级客人/相应级别的企业领导/重要业务往来客人

四级：正常业务往来客人

我们在做接待工作进行时要根据客户分类以及级别等进行相应的车辆、住宿、用餐等安排。

2

确定接待计划

①提前理解接待通知的信息，确保我们能将通知中的要求全都落实到位。

比如对方在居住或者口味上有某些禁忌，我们要在接下来的安排时，尽力避免。

②针对不同的客户，调整不同的接待流程。

比如接待的是合作商，我们安排的参观流程就是公司生产线 研发室 市场部 客服部等的参观，给客户与公司合作的充分信心。

③让接待流程完美执行还需对接待日程进行合理的设置。

比如合作商参观公司的日程只有三天，在这三天时间里，我们要根据来访内容，将参观公司 谈合作 公司当地游览等进行合理安排，让客户从迎接，参观，游览到送行，全程感受高质量的接待服务，为企业的合作加分助力。

3

预订工作

确定了接待的各项信息以及接待计划，接下来我们就要进行预订工作。

接站

我们要提前预订欢迎牌以及接站车辆等，当天安排接站人员来具体的执行对接。

住宿

住宿要根据来宾名单以及接待规格等预订酒店房间（套房/豪华间/普通间），我们可以提前在宾客房间放置公司的欢迎信以及公司的专属来宾礼盒，来表示对宾客的重视（小细节处更能体现公司的企业文化哟~）。

用餐

根据来宾的人数、级别等预订办公室合适的酒店用餐房间，了解级别是为了明确用餐规格。然后我们可以根据来宾的综合情况确定宴会菜单，这就需要我们提前了解来宾饮食禁忌。

★ 接待前的工作清单执行表格：

02

接待中的工作

在客户到达之前所有的接待准备工作已经就绪，关键就要看接待的执行工作了，而接待的执行是否到位与接待的一些礼仪息息相关。

01

住宿

在接站到办理入住的这段时间，我们要注意的接待礼仪有乘车礼仪、乘电梯礼仪等。

乘车礼仪：

右高左低，后高前低。例如，按照国际惯例，轿车座次的尊卑自高而低是：后排右座→后排左座→前排右座→前排左座，在安排客人乘车时要注意由后至前，由右至左。

乘电梯礼仪：

陪同客人来到电梯门口，要及时按电梯按钮，进入电梯时要先行进入电梯并按住开门键，并礼貌邀会议请客户进入，走出电梯时，要按住开门键，让客户先行走出。进入电梯之后，要注意电梯的站位，一般距离电梯按钮的近端为次位，远端为尊位。

02

用餐

就餐时要根据入座礼仪，按照国际惯例遵循以右为尊的原则，右边为上座，左边为下座。比如，主陪在面对门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手边位置，2号客人在主流程陪的左手边位置，3号客人在副主陪的右手边位置，4号客人在副主陪的左手边位置，其他视现场情况而定。

03

会议

在进行会议座次安排时同样要遵循会议礼仪，一般商务场合进门右手边为主位，政务场合进门左手边位主位。

04

送行

一次专业的接待工作，需要善始善终，认真做好送客工作，方能为接待划上圆满的句号。送别人员需事先了解来宾离开的准确时间，提前到达来宾入住的酒店，送来宾到达机场或车站，在来宾进站时，与来宾按一定顺序一一握手话别，待来宾乘坐的飞机/火车开动之后方能离开。

★ 接待中的工作清单执行表格：

03

接待后的收尾工作

1

费用结算

在客户离场之后，我们要进行相关的费用结算，从住宿到用餐再到会议场地的租用费等，进行一一汇总，核算，然后再按照公司章程对接财务进行结算。

2

稿件

会议结束后，相应的稿件我们要及时跟上，比如会议的新闻稿，会议纪要等都要一一及时完成。

3

会议事项的执行督办

会议中下达的决策，在会议后我们要形成相关文件并进行后期的督办，比如会议中对经销商的扶持政策要形成会议文件并督促市场部等相关部门落地执行。

★ 接待后的工作清单执行表格：

上面说了那么多关于行政接待的要点，有种全篇都被划了重点的感会议觉有木有？先别着急说学完了，下面小编还得再给行政伙伴们几点温馨提示。

1. SOP（标准操作流程）的制定要符合SMART原则

接待流程的规范化很大程度上要依靠SOP的制定，我们在制定SOP时要遵循SMART原则（Specific-具体的、Measurable-可度量的、Attainable-可实现的、Relevant-相关联的、Time-bound-有时限的），确保SOP能被真正应用到接待工作中，为接待工作企业做强有力的标准辅助。

2. 分工明确

无数接待工作表明，细化的分工，明确的责任到人，会让接待工作落实的更到位。

3. 接待要用心

无论是接站时的温馨欢迎词还是入住时的贴心引领，随时随地的用心接待，来宾从你的细心服务中能感受到企业文化的强大，也会因此对企业的印象加分。