第一章 总则

第一条 为规范保利物业发展股份有限公司兰州分公司（以下简称“公司”）的会计行为，提高会计核算工作质量，防止会计核算工作的差错和有关人员的舞弊，根据《会计法》、《会计基础工作规范》等规定和要求，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条 本规定适用于保利物业发展股份有限公司兰州分公司

第三条 为了加强会计档案的管理，保证会计档案的安全和完整， 根据《会计法》、《会计档案管理办法》的规定和要求，结合公司的实际

情况，制定本制度。

第四条 公司的档案管理工作接受国家财政部门和档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第二章 会计档案定义

第五条 会计档案是指在进行会计核算等过程中接收或形成的,记 录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的 会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体包括：

(一) 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证； (二) 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账

簿、其他会计账簿；

(三) 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附

表、附注及文字说明，审计报告，财务预决算报告，其他财务报告； (四) 财务管理类：成本计算表、收入结转表、纳税申报表、费用预

算表；

(五) 其他类：收楼台账、各种收费台账、合同台账、会计与出纳交接表、发票领用登记及核销表、业户发票签收表、收费岗交接表、免费车辆登记表、停车场手动开闸登记表、银行存款余额调节表、银行对账单、现金盘点表、固定资产盘点表、存货盘点表、未作为原始凭证的呈批件、合同审批表、付款审批表、收据、发票、清税报告、稽查报告、资产评估报告、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等。

第六条 可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。第七条 同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电

子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案：

(一) 形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输；

(二) 使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

(三) 使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

(四) 采取有效措施,防止电子会计档案被篡改；

(五) 建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

(六) 形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要

保存价值的会计档案。

第八条 满足第五条规定条件,从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第三章 档案管理

第九条 在会计核算过程中，财务部各岗位人员应及时将本岗位会计资料进行整理、装订、立卷，并按规定归档管理。其中，会计凭证、现金日记账、银行日记账、总账、明细分类账必须使用集团统一的账册格式打印、存档。

第十条 月份终了，负责制单的财务人员应及时将当月的会计凭证按顺序装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，并在装订线封签处签名或盖章。

第十一条 会计凭证装订前应分类整理、按顺序排列、日期及编号齐全，对大的纸页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线， 以便翻阅保持数字完整。整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列， 发现缺号要查明原因，凭证附件要求齐全。

第十二条 原始凭证一般应附在记账凭证之后，随同记账凭证一起装订。对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，并与记账凭证相互索引。

第十三条 会计凭证中的原始凭证原则上要求保存原件，经济合同等重要资料需要单独保管的，会计凭证中可以其复印件代替，并注明原件的保存地点、编号等。

第十四条 会计凭证一般应按月装订，可以一月一册或一月多册。

当月凭证较少的，可以将其与相邻月份的会计凭证合并装订，但不得将当月的会计凭证分散到两册或两册以上装订。

第十五条 现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿，不

得用银行对账单或者其他方法代替日记账。

第十六条 财务部负责记账的财务人员应定期将会计账簿的账页打印，打印的账页必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由装订人、财务负责人签名或盖章。

第十七条 财务部应定期按国家统一规定的格式、内容编制财务报告，经有关人员签章和公司盖章后归档保管。公司内部财务管理所形成的财务分析等报告，也应归档保管。

第十八条 台账类财务资料应区分台账类别，按月度、季度或年度装订，装订顺序为封面、目录、账页、封底，由装订人、财务负责人签章后归档保管。

第十九条 其他类会计档案，也应及时按顺序装订成册后归档。

第二十条 归档的会计档案，应按时间和编号顺序摆放，以方便查

找。

第二十一条 财务部应定期对计算机系统中形成的有关会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计资料的电子数据进行备份。备份所形成的电子介质随同会计档案一起保存。财务部应保证电子数据与会计档案相一致。

第二十二条 会计档案的保管包括部门保管和公司资料室保管，

不同级别的档案应按规定分别移交两个保管地。

第二十三条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务部门临时保管一年,再移交资料室保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经资料室同意。

第二十四条 财务部门临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第二十五条 应移送公司资料室保管的档案包括：期满后的会计凭证、会计账簿、年度会计报告、审计报告、税务稽查报告。

会计档案移交公司资料室时，财务部门应编制移交清册。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

资料室接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

会计档案移交后，财务部门可以保留一份电子版会计档案或复印件。财务部门应妥善管理电子版会计档案，严格控制访问权限。

第二十六条 部门保管的资料包括：除应移送公司资料室以外的所有会计档案。

各公司财务部门应设立专职资料员，负责会计档案的保管。各岗位形成的会计档案，应在一周内移交部门资料员。

第二十七条 各项会计档案应按照公司档案管理要求进行档案编码。

第二十八条 会计档案保管人员应妥善保管好会计档案及电子版，

注意防火、防潮、防蛀、防盗，保证会计档案的安全和完整。非经规定程序和批准不许他人随便调阅。

第二十九条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保

管期限分为 10 年、30 年两类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限见附表。

第三十条 除财政、税务、审计、证券等国家监管机构对公司进行的检查，以及公司所聘请的会计师事务所对公司的账目进行审计外，任

何人需查阅公司会计档案的，必须履行审批手续，未经审批的，档案保管人员有权利和义务对其查阅要求予以拒绝。

第三十一条 因业务需要查阅会计档案的，当事人应先按规定填

制会计档案申请，列明查阅目的，需查阅会计档案的种类和范围等具体内容，按权限报批。非因业务需要，任何人不得提出查阅会计档案申请。

第三十二条 公司其他部门人员需要查阅会计档案的，由财务负

责人审批。

第三十三条 会计档案的查阅必须进行登记。会计档案保管人员应对查阅人部门、姓名、查阅起止时间、查阅的会计档案种类和编号等情况进行登记。

第三十四条 经批准查阅会计档案者必须严格遵守查阅规定，严格按照批准的范围查阅，不得擅自扩大查阅范围，不得在会计档案上涂画、拆封或抽换，未经批准不得复制会计档案。会计档案的复制需经财

务负责人批准。

会计档案保管人员应监督查阅人的查阅行为。

第三十五条 公司的会计档案不得外借。如情况特殊，确实需要外借的，须经公司总经理审批。

第三十六条 定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定

保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第三十七条 会计档案鉴定工作应当由资料室牵头,组织会计、审计等机构或人员共同进行。

第三十八条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁：

(一) 资料室编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容；

(二) 董事长、档案管理机构负责人、财务负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见，并上报上级公司财务部门备案；

(三) 资料室负责组织会计档案销毁工作,并与财务部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章；

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由资料室、财务部门和信息部门共同派员监销。

第三十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他

未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会

计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。