各类电子发票应如何归档保存？权威解答来了（附详细结构流程图）

按照《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（以下简称《通知》）规定，2020年3月23日起开始施行新的电子会计凭证规范制度。

我们首先划几个重点：

第一，纳税人可以根据《通知》第三条的规定，仅使用电子发票进行报销入账归档。

第二，电子发票与纸质发票具有同等法律效力，按照《通知》第五条的规定，纳税人取得的电子发票，可不再另以纸质形式保存。

第三，纳税人如果需要以电子发票的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据《通知》第四条的规定，同时保存打印该纸质件的电子发票。

那么这个《通知》的主要内容是什么呢？一起来看一下吧！

一、本通知所称电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、 银行电子回单等电子会计凭证。

二、来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

三、除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：

(一)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;

(二)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;

(三)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账;

(四)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部国家档案局第79号令)等要求。

四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

五、符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、 行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

在《通知》发布施行之后，企业又该怎么改进呢，我们列出了几点建议，继续往下看吧！

1. 完成电子发票的归档与管理。企业不仅要打印电子发票的纸质资料，电子凭证也要保存，企业应保证所有电子发票能正确、完整导入并被合规的归档保存。

2. 需解决电子发票重复报销的问题。如果电子发票的管控不到位可能会出现重复报销和入账的行为，这不仅会给公司造成经济损失，还会产生漏税风险，会面临需要缴纳税款滞纳金和罚款的情况。

3.加强发票风控管理。由于电子会计凭证的纸质打印件具有易篡改、易复制且难察觉等特点，增加了会计人员查验会计凭证的难度，一旦单位或个人重复报销、虚假入账、篡改信息，出现财务造假、偷逃税款等行为，在实际工作中难以发现，严重干扰和影响单位正常会计工作秩序，也使大量珍贵的电子档案资源流失。

最后带你了解：包括电子专票在内的各类电子发票如何进行归档保存↓

对于没有建立电子档案管理系统的企业：

如实施了会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化，可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等移交会计档案管理人员保存，编制档号，存储结构建议采取下图所示方式：

如未实施会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证未实现电子化，电子发票以电子形式移交会计档案管理人员保存，存储结构建议采取下图所示方式：

结尾温馨提示：保存电子发票时，应当采用多重备份、定期检测等方法，以保证电子发票档案在规定的保管期限内不会丢失并能被读取。

税纪云平台将持续关注发票电子化等税务信息化手段，致力于帮助企业实现智能税务管理，全税种自动计税一键申报。

参考文件：

①《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）

②财政部 国家档案局有关负责人就印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》答记者问 （财政部会计司2020年4月3日）

③《企业电子文件归档电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）