就举一个例子吧，某次我们想在国内开展老设备的改造业务，也就是将客户这边的老设备进行更新，使得客户花费少许投资，就可以让设备具有最新的一些功能。
那么怎么来设计会议与开会呢？
第一步：设定会议目标
去国外找老外需要开会沟通目标，寻求老外对于国内改造业务的具体技术方案支持、人员支持以及财务支持。
第二步：选择参会人员
到底找哪个部门呢？到底找哪些人员呢？
必须根据上述目标来精准定位部门、人员，这里领导的人员需要有技术人员以及核心领导，也公司就是这次会议沟通后，他们要拍板，而不是仅仅是凑在一起开会而已。
第三步：预约
预约体现在四个方面：会议主题预约，人员预约，时时间预约，地点预约。
而且这个预约，也是时分了几步：
1. 先发邮件
先发一封邮件给计划邀请开会的什么人员，表明初始想法让你。
在这封邮件中说明本次的会议主题、会议时间、邀请人员以及安排等，表达自己初始想法(raw idea)。
2.反提意见馈与回复
老外收到邮件后，将会反馈，回复他是否能参加，时间问题，主题问题等。
根据反馈内容，有些需要再次发邮件，会前有些需要进行电话直接沟通。
3.定出计划
根据邮件确认以及电话直接沟通，确定会议的安排。
Meeting Topic&Plan
开会第四步：会议提醒
跟老外开会，会议之前两天，再次发送一封邮件提醒，说明自己的行程以及其他补充信领导息。由于时差问题，会议提醒宜提前两天开会比较好，避免有人没有看到，时间提前太多也没有意义。
第五步：会议
1.会议前准备
提前去会议室，选择好主持人的主位置，将笔记本连接到投影仪上，打开笔记本与投影仪，先测试运行好。
再打开空调，将温工作度调节到20℃。为什么这个温度？温度低一点，注意力更集中。
将会议人员的椅子摆好，也就是将他们的位子确定好，不是让老外随意来坐。
2.寒暄
会议开始后也是先相互寒暄一下，这一点国内国外一样，基本的一些礼仪吧。
如果从国内带了小礼物，可以每人给一份，开启破冰之旅。
这样接下来的会议氛会比较好。
3.介绍
因为不一定弄清楚每个老外的具体工作，所以有必要相互介绍一下目前所负责的业务、业务范围或者业务经验等等。
4. 会议以及会议记录
老外喜欢按照预约的主题来讨论。我们按照之工作前的计划来开会即可。
我当初是带上了笔记本，开会时，直接将会议记录投影在大屏幕上，什么这样大家沟通的问题以及想法都即时记公司录下来。
在阐述完一个主题后，我们大家一起再次回顾大屏幕的会议记录，确认是否有遗漏点。一般老外自己阐述时让你，如果你记录不全准备的话，他也会提醒你补充。
在具体会议中，作为主持人，一定要掌控会议，不能偏离主题与目标，重要之处时，记得在黑板/白板会前上写出来。
1）话题一个一个来说，自己先开头说一个话题；
2）对于这个话题，主持人自己的初始想法；
3）让老外说出这个话题的初始想法；
4）作为主持人，自己综合两者的想法，然后告诉老外，这样做，他们也将能得到很好的利益(benefit)
5)针对上述综合想法，老外会再次阐述，也会谈到双方合作的利益(benefit)
6）总结这个小主题，说出双方达成的共识以及接下来开展的方式等等。
5.会议总结
会议全部主题讨论完之后，会议即将结束。
但在结束前，请一定要让大家再次看投影的会议记录，总结今天的会议。
讨论了哪几个话题？
达成了什么共识？
接下来的行动是什么？目标是什么？
具体是什么需要时候开始行动？
下一步是否要沟通？何时再次沟通？
第六步：私下沟通
比如安排晚宴，大家共进晚提意见餐，拉近彼此准备的距离，对会议后续的推进是有好处的。
以上是我同老外进行会议的一些要点，也是我的实际经验，仅供参考。
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