会计凭证的整理的方法和注意事项

会计凭证包括原始凭证和记账凭证，整理好原始凭证对整理记账凭证的工作有很大的促进作用。通常情况是按照时间的先后顺序进行整理，这样方便了各种账簿的登记工作，其次按照时间整理也能够准确的计算现金和银行存款的每日资金。

会计凭证的填写和单位的各个部门有关，财务部门需要根据单位制定的财务制度，对品质的使用、填开等做出详尽的要求。而对凭证的整理等工作，则是财务人员必须熟悉的基本功之一。以下为财务人员介绍一些原始凭证整理的注意事项和方法。

一、原始凭证处理的注意事项有以下若干点：

原始凭证必须具备的内容

原始凭证的名称

填制凭证的日期

制凭证的单位名称，填制人姓名

经办人员的签名或盖章

接受凭证单位的名称

经济业务的内容

数量、单价和金额

外来原始凭证(如发票、收据等)，必须同时盖有：填制单位的财务专用章或发票专用章，套印的税务部门或有权监制部门的专用章，填制人员的签名或盖章。

从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章，同时应写明住址，必要的注明身份证号码(或者复印身份证复印件)。

自制原始凭证(如入库单、领料单等)，必须有经办单位的负责人(或其指定人员)和经办人的签名或者盖章。

凡需填写大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。

购买实物的原始凭证，必须有实物验收证明

支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明

一式几联的原始凭证：注明各联的用途，只能用一联作为报销凭证，必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

销货退回：

1、填制退货发票，必须有退货验收证明;

2、退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证以及当地主管税务机关开具的“开具红字发票通知单”;

不得以退货发票代替收据。

职工因公借款的收据，须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退不借据副本，不得退还原借款收据。

经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号，复印件作附件，并注明原件存档处。

原始凭证发现错误或无法辨认的，不得涂改、挖补：

未入账：应退回填制单位或填制人员补填或更正，更正处应当加盖开出单位的公章;

发现有有违反财经纪律和财会制度的，应拒绝受理，对弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改等违法乱纪的，应扣留凭证，报告领导处理。

已入账：不能抽出。应另外以正确原始凭证进行更正。

原始凭证不得外借。

其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导批准，可以复制，复制时，须有财务人员在场。

向外单位提供的原始凭证复印件，应在专设的登记薄上登记，并由提供人员和收取人共同签名或盖章。

外来原始凭证如有遗失，需复印对方单位记账联并加盖对方单位公章，标明“此复印件与原件相符”并签名，并注明原始凭证编号、金额和内容等，经单位领导人批准后，才能作原始凭证。

原始凭证张数：一般情况下，记账凭证必须附有原始凭证并注明张数。原始凭证的张数按自然张数计算(原始凭证汇总表应计算在内，原始凭证粘贴纸不应计算)。

附在办理收付款项的记账凭证后的原始凭证，在办理完收付款项后，必须加盖“收讫”、“付讫”戳记。

附在记账凭证之后的原始凭证，应折叠、粘贴整齐，对小于记账凭证的原始凭证(如火车、汽车、飞机、轮船票等)，要粘贴在与记账凭证一样大小的原始凭证粘贴单上。

二、原始凭证按照费用分类

营业费用：指企业在产品销售过程中发生的费用，以及为销售本企业产品而专设的销售机构的各项经费，包括应由企业承担的运输费、装卸费、包装费、保险费、委托代销手续费、广告费、展览费等

管理费用：指企业行政管理部门为组织和管理生产经营活动而发生的各项费用。包括管理人员工资和福利费、差旅费、办公费、折旧费、修理费、物资消耗、低值易耗品摊销，以及企业的工费经费等

财务费用：指企业为筹集生产经营所需资金而发生的各项费用。包括企业生产经营期间发生的利息支出(减利息收入)、汇兑损失(减汇兑收益)、调剂外汇手续费、金融机构手续费等。

三、原始凭证的整理方法如下

(一 )粘贴：使用统一的单据粘贴单、差旅费用报销汇总单等相关单据，不随意使用自行印制或购买的单据粘贴单和差旅费用报销单等。

(二 )按照末级会计科目进行分类整理，同类末级会计科目的原始凭证应粘贴在一起

(三 )按凭证规格的大小进行分类，同一张单据粘贴单上所粘贴的凭证尽量保持大小一致。

(四 )在单据粘贴单上粘贴凭证时，应自右至左、由上到下均匀排列粘贴，确保所粘贴的票据与粘贴单上、下、右三面对齐，不得出边、留空或大量累压粘贴。

(五) 对于规格较大、纸质较硬的原始凭证(如证明文件)，每张单据粘贴单限粘贴两张，，要分张折叠，规格大小与粘贴单的大小保持一致。

(六 )原始凭证粘贴完毕，需将凭证张数、合计金额填写完整。

(七 )出差报销凭证均应使用差旅费报销汇总单做封面：将凭证粘贴在凭证粘贴单上，然后加贴 差旅费报销汇总单，出差期间因工作需要支出的接待费凭证需单独粘贴。

(八) 原始凭证需使用优质胶水进行粘贴，以保证凭证的粘贴效果，粘贴凭证如果数量较多、厚度较高，应在粘贴线外加粘贴条，粘贴好后及时用重物压平，以防褶皱、膨松，确保凭证整体平整。

(九 )对借款单、转账支票借用单，以及会议费、接待费、办公耗材、设备购置等单张需转账支付的凭证，单位可不粘贴，签字后，经办人、收款人可持凭证直接到支付中心，由支付中心进行粘贴整理。

四、原始凭证整理的具体操作如下：

与费用相对应的付款科目：

(一)现金类：所有涉及到现金收会的业务都应有相对应的收付款单据，借款借据，付款收据、还款收据、收款收据，现金支付证明单等等。

(二)银行存款：对照银行对账单收齐银行单据。

1、银行代付的费用，比如代付电话费，水电费等 ，要有对应的费用发票，只有银行付款单，没有费用发票时，会计只能废其他应收账。

2、没有及时取得银行单据且无法补回的，企业自制收付款证明。

3、银行对账单是非常重要的原始凭证，可去银行补打(交费)。

(三)费用类：

1、差旅费：员工去本市以外的地方办事所产生的费用

路费：正常情况应有来回双向费用，如只有单程费用应在报销单内注明;

(只有在出差目的地发生的住宿费用可作为差旅费报销。)

在出差目的地发生的其他如：购买礼品、用品、请客等费用应按实记入相关费用科目;

相关补贴应按公司财务制度标准申报，并有相关审核人审批签字。

(以上操作不含差旅费包干的报销方式。)

2、汽车费用

汽车费用应按每台车归集整理，单独填写报销单;

汽车费用最好按出车次数报销，报销单上注明车牌号，出车时间，地点，事由;

每次报销应对汽车费用的明细进行分类，如加油费、过桥过路费、停车费等;

公司没有购买汽车，没有租用车辆的汽车费用不能税前列支。

3、房租

企业已注册的地址所发生的房租、水电、物业管理费才可入账。

4、福利费

1)为职工卫生保健、生活等发放或支付的各项现金补贴和非货币性福利;

2)企业尚未分离的内设集体福利部门所发生的设备、设施折旧，维护和工作人员的人工费用;

3)职工困难补助，或企业统筹建立和管理的专门用于帮助、救济困难职工的基金支出;

4)离退休人员统筹外费用;

5)按规定发生的其他员工福利费，包括丧葬补助费、抚恤费、职工异地安家费、独生子女费、探亲假路费、以及符合企业职工福利费定义但没包括在以上条款中其他支出;

5、业务招待费

主要有：餐饮、住宿费(员工外出开会、出差发生的住宿费为差旅费)、香烟、食品、茶叶、礼品、正常的娱乐活动、安排客户旅游产生的费用等支出。

但上述支出并非一概而论，一般来讲，外购礼品用于赠送的，应作为业务招待费，得如果礼品是纳税人自行生产或经过委托加工，对企业的形象，产品有标记及宣传作用的，也可作为业务宣传费，同是要严格区分给客户的回扣，贿赂等非法支出，对此不能作为业务招待费而应直接作纳税调整。

福利费原则上按全年工资总额的14%扣除

业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，最高不超过当年销售(营业)收入的千分之五

6、会议费

去参加外部会议的，应该有相关的会议邀请函;

公司举办的会议，应有会议日程表、签到记录、会议记录等证明资料。如果不能提供证明文件的，旅游公司或酒店开具的会议费发票都属于所得税调整范围。

7、邮电通讯费

邮电、通信定额发票付个人通讯费的，属实报销的应填写报销单，属补贴的应并入个人收入申报个人所得税。

(通讯费标准是单位主要领导人每人每月500元，员工每人每月300元，这个标准是有文件要求的。)

8、社保费

在当地社保部门参保的费用方可记入社保费，其他的均视为商业保险，企业为员工购买的商业保险应并入个人收入申报个人所得税且所得税前不得扣除。

(按照政府规定的范围和标准缴纳的五险一金，准予扣除。)

如果为本公司以外的人员购买社保，应现金全额收回，并附该人员当月社保缴费清单。

9、工资

工资最好是按实申报。实发工资总额最好不低于最低工资标准，与社保缴费基数一致。并参照企业所在地区区域标准、行业标准并综合职位标准，制订基本工资数。工资表上应有领款人签名，或银行付款凭证。

10、广告费、业务宣传费(网络使用费)

不超过当年销售(营业)收入15%的部份准予扣除，超过部份在以后纳税年度结转扣除。

11、为本公司以外的人员支付的差旅费

如果有相关的劳务协议，记入劳务成本，否则记入业务招待费。

12、跨年度费用票

按受益年度确定费用确认的年度;当年已确认的费用，只是没有取得发票的，应先预提，下一个会计年度支付时冲预提费用。

五、原始凭证审批签字程序

(一)实行签字备案制度。单位需将分管财务的负责人及报账员的签字报支付中心，由支付中心扫描到计算机进行备案，如有变动需提报“关于变更财务负责人(报账员)的通知”到支付中心进行备案变更。

(二)单位负责人、经办人、报账员需在原始凭证的右边位置规范签字，应作用蓝黑色碳素笔签字，不得作用圆珠笔、铅笔、非蓝黑色碳素箸等签字，不得在凭证对奖联及发票印章上签字。

(三)对于粘贴在单据粘贴单上的凭证，原则上一票一签字，不得压签，但对于金额较小的定额凭证(限小额车票、停车费)，可在凭证张数和大小写金额填写完整、正确后，加贴报销单封面，由负责人、经办人、报账员在封面上签字。

(四)差旅费报销凭证由单位负责人、经办人、报账员在差旅费报销汇总单上签字，出差人或经办人在所附原始凭证上签字。