出差费用管理暂行规定

目 录

1 目的

2 适用范围

3 员工及主管的责任

4 出差管理

5 差旅费

6 差旅补助

7 出差费用报销

附件 公司出差费用开支标准

1 目的

适应公司业务的发展，加强公司出差费用的规范化管理，指导员工报销必要、真实、合理的出差费用。

2 适用范围

本规定适用于华为技术及所属各子公司。

3 员工及主管的责任

3.1 员工应承担以下责任：

Ÿ 出差前填写出差申请并提交直接主管批准。

Ÿ 对发生的差旅费用进行合理的成本控制。

Ÿ 对各项差旅费用，在发生之前已经充分理解本制度对此的规定。

Ÿ 任何与本制度不符、或超出本制度所规定标准的费用，须事先获得财务权签人批准，并将财务权签人的批示附在费用报销单后，没有批示将按正常标准或范围报销，超过标准或范围的部分由个人承担。

Ÿ 出差返回后，及时填写正确的费用报销单据并附上相应原始票据，报销费用。

Ÿ 保证费用发生的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。

Ÿ 对于财务的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。

3.2 主管应承担以下责任：

Ÿ 对部门的出差需求进行合理有效的成本控制。

Ÿ 员工出差前，由直接主管审批员工的出差申请，避免不必要的出差，以控制成本。

Ÿ 对员工所报销费用的必要性、真实性、合理性进行全面审核，确保所发生各项费用符合本制度。

Ÿ 对财务反馈的员工报销问题予以关注。

3.3 公司所有员工均应熟悉本制度，采取适当的措施确保遵循本制度。

4 出差管理

4.1 出差

出差指员工离开常驻工作地外出公干。但预期派往异地办公机构工作三个月以上，视为工作地点发生变化，不作为出差对待。

4.2 出差申请

4.2.1各部门应建立并严格执行出差审批制度。总部人员出差、国内驻外机构常驻人员跨省出差、海外驻外机构常驻人员跨国出差须事先填写出差申请，并将出差申请附在费用报销单后。如因外部邀请等情况而出差的，须将邀请函等文档附在出差申请后。出差申请应完整、详细填写，包括出差的起程日、预计外出公干时间、出差目的等，并须得到出差人员直接主管的批准。副总裁以上的人员出差须得到主管领导的批准。

4.2.2填写出差申请时，应明确描述出差目的，在出差申请上仅有“参加会议”等诸如此类的描述是不够的，但如果出差涉及公司机密，可不详细描述出差目的。

4.2.3出国团组或个人出国前，须填写《华为公司因公出国申请表》，经出访代表团负责人审核，一级部门出国权签人批准。《华为公司因公出国申请表》可代替出差申请单。

4.3 出差延期

所有出差延期，须事先经直接主管同意，出差结束后应在报销单上注明原因或另附文字说明，并须经直接主管批准。

4.4 出差行程

出差应选择合理的路线。国内出差尽可能选择直线路线；国外出差购买机票、更改行程、增加停留点或绕道旅行须经所在部门指定权签人批准，并通过指定部门办理相关手续。

4.5 团组出差

团组出差应由组织部门领导指定专人负责出差期间费用的借支、报销事宜。出国团组原则上应请公司认证的旅行社帮助安排旅宿等事宜。

5 差旅费

差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、出差及住宿补助、其他公务杂费等。

5.1 在途交通费

5.1.1在途交通费主要包含往返飞机票、轮船票、火车票、长途汽车票及附带的机场建设费、人身意外保险等。在途交通费在公司开支标准内凭票据实报销。（标准见附件，下同）

5.1.2一般情况下，员工出差应乘坐飞机经济舱，并根据业务日程尽量直飞，但以下情形，可以选择乘坐飞机商务舱：

1) 公司副总裁以上人员根据情况可选用商务舱。

2) 公司总监以上人员，以及技术、业务骨干（ 相当于总监级 ），夜间21：00以后起飞，且单程乘坐飞机6小时以上的。

3) 紧急情况、出差途中生病，或其他特殊情况，经财务权签人批准的。

不符合以上条件乘坐商务舱的，公司按经济舱标准报销。

5.1.3员工陪同客户访问的，可以使用与客人相同的舱位。

5.1.4员工若因工作需要对预订的国际机票取消行程、变更行程等导致退票，须尽快填写退票申请，同时将联次完整的国际机票提交到指定部门。

5.1.5员工应从成本意识出发购买具限制性条款的优惠折价机票，但要根据出差业务目的和时间要求自行合理选择。

5.1.6凡公司已为其购买了人身意外伤害险的员工在外出公干时，不得再报销人身意外保险费。

5.1.7由于特殊原因，员工出差期间需中途回家的，须事先征得部门直接业务主管批准。其可报销往返路费不得超过正常出差往返实际路费总额，路费票据应真实合理。员工往返家与工作地之间不视为出差。

5.2 市内交通费

5.2.1公司员工外出公干可以使用出租车或其它公交车辆，并根据实际发生金额如实报销。外出公干目的地距离在200公里以外的，如需乘坐出租车，事前须请示直接业务主管。

5.2.2只有在接待客户，或其他交通方式无法获得（或花费更大）时，方可包租车。租车须遵循安全、经济的原则，并遵循租赁合同。因私用车的费用应注明并在报销金额中予以扣除。

5.3 住宿费

5.3.1员工出差期间，可以综合考虑工作便利、价格等因素，选择签约酒店或出差地附近的非签约酒店住宿，但须在住宿费开支标准以内住宿。

5.3.2在公司总部和国内驻外机构（包括办事处、地区客户代表处、研究所、合资公司等）同一地点出差或顶岗时间预计超过一个月的员工，原则上应由出差所在地（公司总部相关部门/驻外机构）安排住宿；特殊情况不能安排的，报销时须有出差所在地（公司总部相关部门/驻外机构）主管或其授权人在住宿发票上背签。

5.3.3持赴港长证（即长期往来通行证）长期在香港工作的人员（包括海外工程、香港华为等），须住香港公司宿舍，不予报销住宿费。

5.3.4回公司待命、调回公司的员工，可按国内住宿标准据实报销10天内的住宿费。

5.3.5公司驻外员工回公司述职、开会、培训、工作协调等，原则上由公司统一安排住宿。公司没有统一安排住宿的，可按公司国内住宿标准报销住宿费用。

5.3.6住宿票据上应注明住宿的起止日期、住宿单价。入住三星级以上（含三星级）宾馆的，报销时原则上需要提供详细费用清单。酒店住宿清单上列示的餐费、私话、洗衣费等因私费用由个人承担。

5.4 公务杂费

5.4.1出差人员外出公干发生的公杂费，如邮电费、行李费、购票手续费、文件复印费、传真费等，据实报销。

5.4.2报销因公话费时，员工须提交电话清单（话时记录，电话号码），出差期间工作需要上网的费用，据实报销。

5.4.3飞机票、火车票等的退票手续费需注明退票原因，因公发生的方可报销。

5.4.4员工因公出国，无护照或护照已过期，申请办理及续办护照的费用予以报销，如果员工已持有有效护照则不予报销。员工应提交办理护照或签证所发生必要费用的原始单据，附在费用报销单后。员工因公出国需回原户口所在地办理出国因私护照，所发生的往返交通费、住宿费允许报销，但不享受出差补助。

5.4.5公司提倡员工出差期间尽可能采用刷卡方式消费，减少支取现金，因公发生的异地取款手续费予以报销，但是手续费与业务事项在时间、金额方面应合理匹配。

5.5 展览差旅费

5.5.1展览期间，公司为展馆内的工作人员及宾馆内的会务组人员统一安排工作午餐和加班晚餐，费用据实报销。该餐费须经展览负责人背签，除此以外的个人餐费不予报销。

5.5.2海外展览，展后可以为参展工作人员安排不超过2日的集体旅游。公司只负责集体旅游的交通费、门票费、住宿费，并将人均旅游费用控制在规定标准以内。上述项目外及超出规定标准的旅游费用由个人自负，公司不予承担。如旅游费用已包括在组团费用中，不得再报销旅游费用。对因故不能参加集体旅游的员工不另享受补贴。

5.5.3参展工作人员是指直接从事展览会务工作的人员，实际名单应以展览部考勤确定，并由展团负责人签字确认。

6 差旅补助

6.1 出差补助

6.1.1出差补助是对员工因工作需要离开常驻工作地外出公干发生的伙食杂费的补助。在国内外出公干按国内出差补助标准执行，跨国外出公干按海外出差补助标准执行。

6.1.2海外当地员工出差以离开常驻工作地所在城市为准，在常驻地期间不享受出差补助；当地员工在本国内出差的补助标准，由各地区部根据该国家物价水平、艰苦程度等实际情况制定，但标准应报财经管理部批准，报国际财务部和费用管理处备案。当地员工跨国出差，按海外出差补助标准执行。

6.1.3当出差涉及多个目的地，一天内跨越两个城市时，按标准高的出差补助计算。

6.1.4员工按出差日历天数和规定的标准享受出差补助，报销时实行员工申报、会计核准的办法。员工若未申报，视为放弃出差补助。

国内出差补助：

6.1.5员工因任命、借调等原因外派到国内异地办公机构工作，自报到之日起即为常驻，以新的工作地为常驻工作地。出差以离开该常驻地所在城市为准，在常驻地期间不享受出差补助。此条款适用以下情形：

Ÿ 员工在某一区域内长期流动工作，以相对稳定工作的办事处作为常驻工作地；

Ÿ 地区客户代表处常驻营销人员、技术支援人员、司机等，以地区客户代表处作为常驻工作地；

Ÿ 研发人员到异地研究所（含研究所人员到公司总部）从事异地开发工作，以开发地点作为常驻工作地；

Ÿ 原为临时出差、预期不超过三个月而实际超过三个月的，从第四个月起，不视为出差，以新的工作地点为常驻工作地；

Ÿ 借调到非公司办公机构工作的人员视同常驻人员，以借调工作的地点为常驻工作地；

Ÿ 员工在异地长期工作期间，短期离开驻地到第三地出差（或回公司开会、述职等），之后仍返回该地工作，常驻工作地仍为该驻地。

6.1.6各部门应每月及时将公司派驻驻外机构工作的常驻人员的常驻地信息与变动情况到费用管理部门备案。

6.1.7员工参加公司内部会议、接受培训、述职等，不享受出差补助（含在途）。

6.1.8员工离开常驻工作地陪同客户期间，视同出差，享受出差补助。

6.1.9员工出差跨春节、“五一”、“十一”长假，如此段时间仍在出差地处理公务，员工在费用申报时说明，经直接主管批准，可享受出差补助，否则不享受。

6.1.10员工出差结束后遇节假日的，可以选择返回或在出差地停留，但因此而延长在出差地停留的所有费用由员工承担，延长时间不享受出差补助。同样，本应于节假日后出差的，节假日提前到达出差地的情形比照该方法处理。

海外出差补助：

6.1.11员工赴海外接受培训，按海外出差补助标准的25%享受补助。

6.1.12公司派驻海外的员工回公司述职、开会、接受培训等期间，不享受出差补助，但陪同客户回国期间可享受国内出差补助。

6.1.13出国团组成员的出差补助实行包干，由团组指定专人领取。

6.1.14进出境无票据时，报销时需提供标明有进出境时间的护照或往返港澳台通行证复印件，并据实申报出差补助。

6.1.15在深工作的港籍员工，回香港公干期间视同市内外出公干，不享受出差补助。

6.2 出差住宿补助

6.2.1技术支援人员，中研中试开局、维护、巡检人员，司机及驻厂检验人员，在县以下（含县）地方出差住宿的，低于一定住宿费标准时，可按规定享受一定的出差住宿补助。

6.2.2公司不提倡员工出差期间享受供应商免费提供的住宿，员工若享受，不得再申报该期间的住宿补助。

6.3 误餐补助

6.3.1误餐补助是对员工市内外出公干时，因工作需要无法在正常就餐时间就餐的一种补助。员工按误餐次数和规定的标准享受误餐补助。员工在享受出差补助期间，不得同时申报误餐补助。

6.3.2特殊情况，如晚上23：00～凌晨6：00，因工作需要市内外出公干，可申报误餐补助一次。

7 出差费用报销

7.1 票据

所有住宿、机票、交通或租车、或其他任何单项费用报销时须提供正式的原始票据（海外费用票据也可以使用信用卡收据）。海外出差发生无票据费用的，还须填写《境外无票据费用报销单》，经相关责任人签名，财务权签人审批后报销。

7.2 外币汇率

出差费用报销时，若发生境外币种兑换，须注明兑换汇率或提供外币兑换单，以便不同币种的费用折算。

7.3 费用报销期限

7.3.1所有费用须及时报销，短期出差的，从出差返回之日起，一个月内提交到财务部门报销。长期外出公干时间超过三个月的，国内出差费用应在发生后2个月内报销，海外出差费用应在发生后3个月内报销。

7.3.2超过上述时限提交的，报销时将按超过天数、报销总额每天处以0.5‰的罚款，罚款直接在报销时扣减。

7.4 费用报销的监控

财务部门将定期对员工出差费用报销的真实性、必要性、合理性进行抽查，发现不必要、不合理的出差及虚报、谎报费用者，将视情节轻重提交人力资源系统给予通报批评、罚款、降薪等处分。

本制度自2002年1月1日起生效。华为司发[2000]54号《公司出差费用管理制度》同时予以废止。

本制度的解释权归属财经管理部。各部门可以根据本部门实际情况制定内控细则，细则不得与本制度冲突，并须报送财经管理部批准备案。

附件：公司出差费用开支标准

参考表格：

1. 国内差旅费报销单

2. 出国人员差旅费报销单

3. 出差/外派申请单

4. 境外无票据费用报销单

5. 出国人员费用开支日计表

6. 市内误餐补助申请表

抄报：总裁、各高级副总裁以上干部

抄送：党委、公司各大部门、各办事处（代表处）、用服中心、各研究所、各驻外机构、代表处

华为技术有限公司

（共印1份）