第1章 总则

第1条 目的

为加强公司物资采购预付款和定金的结算与管理，保证各项款项使用合理、结算及时，有效控制坏账风险，特制定本制度。

第2条 职责

1．采购部负责采购预付款和定金的申请，并对其安全性和及时性负责。

2．财务部负责按照生效合同办理预付款和定金的支付、财务核算和监控跟踪预付账款的清理工作。

第3条 预付款是公司采购支付手段之一，预付金额比例应在采购合同中做明确规定。

第4条 定金指公司为保证采购合同的履行，经由财务部审批预先向供应商交纳一定数额的钱款，定金具有担保性质。

第2章 预付款与定金的申请与审批

第5条 采购部应严格依照公司预付款和定金管理的限制条件进行采购谈判和支付。

第6条 原材料采购原则上不得支付预付款或定金，如确需支付预付款或定金的，应经总经理审批，账期不得超过××天并且金额不得超过总价的××%。

第7条 大型设备购置，原则上预付款总数不得超过××%，支付时应严格按照采购总值审批，在设备未试用验收之前，预付款总数不得超过采购总价的××%。

第8条 签订采购合同时，公司供应商应对各类预付款和定金的数额以及偿付方法做明确的规定。

第9条 申请预付款时需采购部持审批后的有效合同办妥预付款业务初审手续，经财务部复审后，报总经理审批方可支付。

第10条 因资金调度原因，间隔30天以上已批未支付的预付款申请，支付时需经财务部重新签字确认。

第11条 采购部经办人需按采购合同规定的时间组织收货，验收入库并办理结算。

第3章 预付款和定金的财务处理

第12条 预付款或定金自支付之日起由财务部负责登记台账，跟踪预付款的预付、结算过程。

第13条 每月初各财务部根据预付款台账信息，书面督促采购部经办人员及时结算、冲报。

第14条 财务部每月对预付款和定金进行分析，并向采购部提供未清理明细报告，督促其及时清理。

第15条 每年年终，公司全面清查预付账款和定金的使用情况，并与供应商核对无误后书面签章确认。

第16条 公司将逾期未核销预付款对应的供应商列入禁止交易黑名单，取消其参与公司采购招标或竞选资格。

第17条 对确实无法收回或核销的款项，公司应详细分析原因后及时处理，不得长期挂账。

1．由于工作人员失误造成的，要追究有关部门和经办人的责任。

2．对因供应商原因造成的预付款或定金无法收回或核销，并已尽追索义务的，应按照公司审批权限报批后以坏账处理予以核销。

第4章 附则

第18条 本制度由公司财务部拟定，自下发之日起执行，如与前期规定相抵触，以本制度为准。

第19条 本制度未尽事宜，参照有关规定执行。