会计档案对于任何组织都是最重要的档案资料之一，当然医院也不例外，随着电子发票全面普及，医疗行业信息化水平和精细化管理保管程度的不断提升，会计档案存储数量激增，管理难度大幅增加。为了适应现代医院管理制度要求，推进精细化管理，医院必须改善会计凭证档案管理的模式，加强信息化管理技术的应用，提升管理效率效能，并确保其安全性，方便查询及后续编研利用。

一、目前医院的会计档案管理存在的难点

1、涉及会计凭证、账簿、报表及其他会计核算资料，特别是原始会计凭证，种类繁多、数量1990年庞大。

2、医院会计档案的管理、查询与保管的工作量巨大，既耗费了大量的纸质、材料、仓库成本，也增加了工作量与人工成本。

3、无法建立电子会计档案与相关联的纸质会计档案的保管检索关系，查阅繁琐困难，例如会计工作人员进入存储量巨大的档案室中去翻找某一会计凭证，耗时耗力，查询利用会计档案效率低下。

4、传统会计档案安全性差，易被篡改、损毁和盗取。无法有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响

面对这些期限难点，建立安全有效地管理这些庞大的会计档案并能满足安全、快速查询的需求的档案电子管理系统平台势在必行。

二、会计档案管理的政策依据及具体保管年限

2015年12月11日中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号，正式发布了医院会计《会计档案管理办法》（以下简称《办法》），《办法》第七条指出，单位可以利医院用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案，第八条对电子化管理进行了更明确的定义，即单位在满足一定条件情况下，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。2020年3月23日财政部、国家档案局再次发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，明确电子会计凭证的种类和具体归档管理要求。

《会计档案管理办法》规定，会计档案的保管期限分为永久凭证、定期两类。定期保管期限一般分为10年和1990年30年。详见如下表格：

会计档案的保管期限

三、构建医院会计电子档案管理信息化系统平台的思考

1、可对接相关业务系统，系统化医院档案数据

会计电子档案系统通过标准接口，可与报账系统、影像系统、HRP系统等对接，将分散在各单位、各业务系统中的资料进行统一集中管理，构建医院档案数据仓库，有效解决医院内实物档案异地传输和查阅难的问题，降低实物单据邮寄成本和流转毁损风险。

2、凭证自动匹配，支持多种分册方式

实现会计核算系统中的电子凭证与报账系统的影像文件自动、精准匹配，支持下钻查询，同时灵活支持“断号分册”与“连号分册”方式，最终实现自动进行凭证分册，将财务人员从繁琐的匹配和凭证分册工作中解放出来。

3、档案管理电子化，流转全程可追溯可查询

会计电子档案系统管理流程覆盖会计档案整个生命周期，主要包括档案收集、档案整理、档案保管、档案销毁、查询利用、档案统计等关键环节。让档案从产生、保管、归档、利用、管理直至销毁环环紧扣，通过信息化模式帮助档案管理人员实现档案全生命周期。支持会计档案入库、调拨、归还、销毁全流程线上管理，自动生成档案流转的日志记录，实时监控档案流转信息。系统同时支持电子档案和实物档案的借阅申请，审批流灵活定义，相关领导线上高效审批。借阅到期后，系统自动提醒借阅人归还档案，保障档案归还的及时性。

5、电子、纸质档案联动管理，档案盘点自动化

建议系统平台采用图书馆的管理方式，通过条码技术的应用，能够快速、精准地定位到每一份纸质档案存放的具体位置和库存状态，实现库存虚拟化管理。系统根据内置的关联校验，利用物联网技术对纸质档案进行稽查和盘点，并自动标识差异点，确保档案实物与系统记录相一致，实现档案盘点自动化。

7、数据加密存储及传递，有效保障信息安全

针对医院系统不同等级的网络安全要求，会计电子档案管理系统提供多种产品安全管理方式以及信息加密技术。例如用户认证、电子签名、密钥授权、影像加密、集成影像设备芯片级加密等方式，为档案数据信息安全提供保障；严格的数据权限控制、数据异地备份、离线归档功能，能够有效防范数据遗失风险。

综上所述，医院会计电子档案管理系统需满足不同类型医院不同时期的档案管理要求，为医院会计电子档案收集/采集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等全生命周期提供全流程规范管理，实现会计档案全种类、全生命周期限期、电子化、规范化、智能化的一站式电子会计档案管理，最终更好的服务医院精细化运营管理。