会计小知识：应付账款中常被忽略的内控失效及解决办法

今天我们来讨论一下应付账款中的内部控制失效以及相关的解决办法。这次我们主要讨论的是容易被忽略的部分，也就是那些不显而易见的然而会使千里之堤溃于蚁穴的缺口。

内部控制为什么重要呢？是不是小题大作了？

首先，内部控制薄弱的情况下更容易发生财务欺诈。许多的财务欺诈都是从无心之过开始的。比如，你没有及时给他人付款，对方第二次提交了发票得到了付款，对方就发现原来提交两次发票就可以得到付款。

不幸的是，知道这些内部控制弱点的正是你的员工。他们熟知内控的弱点甚至缺陷，并且，也许会有一两个员工甚至会试图利用这些失效谋取私利。内部控制失效不可避免得会影响到生产力和盈利能力。

其次， 许多情形下内控会影响到监管问题。因为内部控制失效意味着你没有遵循各种法律法规。SOX404要求内部控制存在并合理有效。

总结下来，人们容易忽略的内部控制的内容大致有以下六种情形：

一、职责分离

职责分离是一个有效的内部控制制度的基础。当提到应付账款的时候，职责分离意味着没有人可以影响会计分录两边。

我们鼓励内部晋升，但是内部晋升往往会不可避免得产生权限问题。员工从现在的岗位到了新的岗位， 有了新的权限，那么旧的权限就需要取消掉。公司应当定期审核员工的权限，以保证职责分离的有效性。

另外一种职责分离失效的情形，就是设置例外：应收账款经理或者部门主管拥有万能权限。通常，人们解释说这是为了培训或者解决紧急问题的需要。务必不要这样做。设置例外会使所有职责分离的控制失效。

二、紧急付款

最优方法下，拥有有效内部控制的组织是尽可能杜绝紧急付款。

为什么要杜绝呢？首先，此类紧急付款通常缺少甚至完全没有证明材料，比如缺少采购单号甚至发票号。在这种情况下，一旦后期有发票进入系统，就会发生重复付款。所以，不要因为供应商的压力轻易处理紧急付款。在执行付款前，需要保证所有提款要求的准确真实，严格遵守应付账款系统的流程要求。

三、员工离职

员工离职的时候，需要做的事情就是收回员工的公司信用卡，通知银行取消卡片，并且把卡片或者员工信息从付款和报销系统中移除。通常情况下，员工离职也许会和人力资源人员谈话，收回工牌，但是常常遗忘收回员工的公司信用卡。这样，往往使有不善目的的员工有机可乘。

四、经常性循环付款

一般企业会有两类循环付款：租金和贷款。通常的操作是设置租金或者贷款，设置终止时间，应付账款系统会自动定期付款。

然而有些时候，可能会有提前终结租赁合同的情况，或者提前清还贷款，或者重新协商租赁或贷款条款等等特殊情况。如果这些变动没有被及时通知到财务人员，就会发生不当的付款。

五、小额备用金

如今，还有大约25%的企业仍保留有小额备用金。其实是不必要的。你可以给员工发放企业信用卡，或者让员工走报销流程。在实际操作中，试图去核查员工的报销单和小额备用金使用中有没有重复报销的部分是非常耗时耗力的，并且效果甚微。所以，尽可能取消小额备用金柜。

如果完全取消有困难，那么可以缩窄小额备用金允许使用的费用范围，降低授权额度，增强授权审批。

六、费用报销

很多员工人数多的公司通常会在费用报销的时候设置一个临界值。例如，低于200元的费用报销不需要提供发票证明或着不需要任何形式的审核。往往会有投机取巧的员工会试图在这个临界值之下做手脚。

企业的这种决定往往是考虑到成本效益的平衡。然而，及时这样，也应当要求所有的费用报销提供发票证明，并且定期对报销单进行随机抽样审查。

应当注意的是，我们所说的所有的最优内部控制方案并不是一成不变，而是因时因地变化的。随着社会环境变化和技术进步，应付账款的流程系统操作也变化很快。欺诈手段在进化，预防欺诈也在进化。我们想要掌控局面，也要及时改进内部控制流程以适应新的财务流程。