每月月底都需要进行结账处理,计算机结账不仅要结转各账户的本期发生额和期末余额,还要进行一系列电算化处理,检查会计凭证是否全部登记入账并审核签章、试算平衡、辅助账处理等.与手工结账相比,电算化结账工作更加规范,结账全部是由计算机自动完成.
电算化结账工作需注意以下事项:
(1)、专人负责.由于某月结完账后将不能再输入和修改该月的凭证,所以使用会计软件时,结账工作应由专人负责管理,以防止其他人员的误操作.
(2)、结账前应检查该月的所有凭证是否均已记账、结账日期是否正确、其他相关模块的数据是否传递完毕,以及其他结账条件是否完备.若结账条件不能满足,则应退出结账模块,检查当月输入的会计凭证是否全部登记入账.只有在本期输入的会计凭证全部登记入账后才允许结账.
(3)、结账必须逐月进行,上月未结账不允许结本月的账.若结账成功,则应做月结标志,之后不能再输入该月的凭证和记该月的账;若结账不成功,则恢复到结账前的状态,同时给出提示信息,要求用户做相应的调整.
(4)、年底结账时,系统自动产生下年度的空白数据文件(即数据结构文件,包括凭证临时文件、凭证库文件、科目余额发生额文件),并结转年度余额,同时自动对"固定资产"等会计文件做跨年度连续使用的处理.
(5)、跨年度时因年终会计工作的需要,会计软件允许在上年度未结账的情况下输入本年度1月份的凭证.企业可以根据具体情况,将结账环境设置为"在上年未结账的情况下不允许输入本月的凭证".
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