昨天和一家企业的财务负责人沟通了一下报销与付款方面的困惑，特别是在如何进行信息化处理方面，与多个信息化厂商沟通后，都没有找到他理想的方案，最后我给了他一个思路，表示认可。
在设计报销流程时，大家往往只关注谁要参与审批流程，但往往忘记了每个环节为什么要参与这个流程，在这个流程中它的主要职责是什么。有了这个基础，如何进行信息化，就非常好设计了，例如我们曾经给某企业设计的办公费用报销流程
序号 | 单据 | 经办人 | 主管会计 | 财务经理 | 财务总监 | 出纳 | 资金会计 | 审核会计 | |
类型 | 检查确认 | 审核 | 审核 | 审批 | 发起付款 | 审核（5万以下） | 审批（5万以上） | 审批 | |
1 | 费用报销审批单 | 报销金额是否与发票金额一致； | 审核报销金额是否与发票金额一致； | 1、审核单据是否完整，是否符合核算要求； | 1、依据公司授权手册进行审批 | 1、审核费用报销审批单与发票金额是否一致； | 审核出纳是否按照收款账户资料记载的开户行及账号付款。 | 审核出纳是否按照收款账户资料记载的开户行及账号付款。 | |
报销金额是否低于或等于采购请示审批单（如有）金额； | 审核报销金额是否低于或等于采购请示审批单（如有）金额； | 2、审核 审批流程是否完整； | 2、其他需要关注的事项 | 2、按照收款账户资料记载的开户行及账号发起付款。 | |||||
审核是否经过归口管理部门审核； | 3、其他需要关注的事项。 | ||||||||
审核是否按照港务公司制度规定的审批流程和授权手册进行审批。 | |||||||||
2 | 发票 | 发票抬头是否正确，包括购方的公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等内容； | 审核发票抬头、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号是否与合同约定一致； | ||||||
发票金额大小写是否一致(手工发票)； | 审核发票金额大小写是否一致(手工发票)； | ||||||||
通过国税发票查验平台查验，确认发票是否真实有效； | 审核发票是否真实，是否经过查验； | ||||||||
检查是否存在重复报销情形（电子发票收票人签字背书和日期）； | 审核发票是否存在重复报销情形（电子发票）； | ||||||||
检查发票印章是否为销售方发票专用章，章印是否清晰； | 印章是否为发票专用章，盖章是否清晰； | ||||||||
审核开具的发票与业务的时效是否一致，是否跨期（年）； | |||||||||
审核适用税率与业务性质是否相符； | |||||||||
3 | 销货清单（如有） | 专用发票与销货清单是否一致； | 审核发票与销货清单是否一致； | ||||||
销售清单上是否加盖发票专票章。 | 审核销售清单上是否加盖发票专票章。 | ||||||||
4 | 采购请示（如有） | 需求部门是否通过事前审批； | 审核需求部门是否通过事前审批； | ||||||
5 | 采购合同（如有） | 合同内容与采购请示内容是否相符； | 审核费用报销条件、时间、进度是否与本次结算相符； | ||||||
费用报销条件、时间、进度是否与本次结算相符； | 审核费用报销条件、时间、进度是否与本次结算相符； | ||||||||
合同是否经过双方签章确认并生效。 | |||||||||
6 | 比价报告（如有） | 询价过程是否符合港务公司制度规定； | 审核比价报告是否经过审批； | ||||||
询价结果是否经过审批。 | |||||||||
7 | 验收报告（如有） | 验收过程是否符合港务公司制度规定； | 审核验收报告是否有验收人员的验收意见和结论。 | ||||||
验收报告是否有验收人员签署意见，并加盖部门章。 | |||||||||
8 | （银行卡）收款账户资料证明 | 确认银行卡信息填写是否正确； | 审核是否附有收款信息； | ||||||
确认收款账户信息是否正确 | 审核收款信息是否与合同约定一致 | ||||||||
审核/审批完成后的处理 | 主管会计必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向财务经理报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。原始凭证经审核无误后，主管会计在差旅费报销单中签字确认。 | 财务经理对原始凭证一般审核无误后在差旅费报销单中签字确认。 | 财务总监经审核无误后在差旅费报销单中签字确认。 | 出纳审核完成后，登录网上银行，进行付款操作，网上付款完成后将会计凭证传递至资金会计 | 资金会计审核出纳付款操作内容及会计凭证，审核无误后完成审核操作。 | ||||
稽核会计审核出纳付款操作内容及会计凭证，审核无误后完成审批操作。 | |||||||||
最后，整个流程再结合预算管理、合同管理、项目管理相结合，可以清楚地掌握每个报销业务对应的预算指标、合同条款、项目归集。如果有需求，还可以把发票的相关管理也整合在报销的流程中。
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