有些单位因经营需要，可以给员工报销一定数额的租金或房补，甚至是包住，那么在账务处理上怎么对企业和员工最有利呢？共享会计师“一对一清单”栏目的问答案例，给你解答。
问：
答：
共享会计师的注册专家黄志英会计师回答道：
图为黄志英会计师、税务师
您好！感谢您的咨询。根据您提供的信息，我的回复如下：
方案一：单位申请了公租房，然后给员工住，房租从单位账上扣款，后员工以现金形式或在工资里代扣形式，全额转回来。员工在个税系统上填了抵扣1500元租金。如果是以工资里代扣形式，需要在工资表上体现收回他们的租金，也可以让员工以现金形式打回公司帐上；
分析：
1．公司为员工租房，取得发票抬头为公司发票的租房支出，属于职工福利费范围，应计入职工福利费，按不超过工资薪金总额14%的部分在税前扣除！
文件依据：
《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函[2009]3号）第三条规定，《实施条例》第四十条规定的企业职工福利费，包括以下内容：为职工卫生保健、生活、住房、交通等所发放的各项补贴和非货币性福利，包括企业向职工发放的因公外地就医费用、未实行医疗统筹企业职工医疗费用、职工供养直系亲属医疗补贴、供暖费补贴、职工防暑降温费、职工困难补贴、救济费、职工食堂经费补贴、职工交通补贴等。
2．单位收员工这笔房租收入，会涉及到如下的税费问题：增值税、城市维护建设税、教育费附加、地方教育附加、房产税、城镇土地使用税、印花税和企业所得税，会为公司带来额外的税收负担；
3．员工如果租用公司的公租房，符合以下五个条件，可以申报扣除住房租金专项附加扣除；（纳税人应当留存与公司签订的公租房合同或协议等相关资料备查）
① 该员工（及其配偶）在主要工作城市没有自有住房；
② 该员工的配偶在同一主要工作城市没有扣除租房支出
③ 该员工（及其配偶）在同一纳税年度内没有扣除住房贷款利息；
④ 员工与企业签订租房合同；
⑤ 员工发生租房支出。
员工向企业支付的租金，并没有额度的限制，由于是向员工租赁住房，可能租金非常便宜，但是员工可以享受800元-1500元/月的住房租金的扣除。
文件依据：
《个人所得税专项附加扣除暂行办法》（国发【2018】41号）
(1)“纳税人在主要工作城市没有自有住房而发生的住房租金支出，可以按照以下标准定额扣除”；
(2)“纳税人的配偶在纳税人的主要工作城市有自有住房的，视同纳税人在主要工作城市有自有住房”。
(3)该员工（及其配偶）如果在主要工作城市有自有住房，即使住在企业职工宿舍里，也不符合住房租金支出扣除条件。
(4)“夫妻双方主要工作城市相同的，只能由一方扣除住房租金支出”。
(5)“纳税人及其配偶在一个纳税年度内不能同时分别享受住房贷款利息和住房租金专项附加扣除”。
(6)该员工（及其配偶）在本纳税年度内，如果扣除了首套房贷款利息，不论其住房是否在主要工作城市，均不得再扣除租房支出；
(7)“住房租金支出由签订租赁住房合同的承租人扣除”，因此，员工须与企业签订租房合同方符合文件规定的住房租金的扣除条件。
方案二：改变贵司的薪金结构。
比如说原本房租是2000元，员工工资为8000元；企业租赁房屋给员免费居住，员工工资变为6000元。
1)公司为员工租房，取得发票抬头为公司发票的租房支出，属于职工福利费范围，应计入职工福利费，按不超过工资薪金总额14%的部分在税前扣除！
2)这种情况下，由于签订租赁住房合同的承租人是企业，因此不建议员工在个税系统上填了抵扣1500元租金；因为虽然说不需要填房东信息，但是里面是需要填租房的地址的；员工一旦填写，而又没有实际的支付租金行为，会为企业带来税务风险；
3)员工这2000元属于任职受雇单位发给个人的福利，也要计算个税； 根据《国家税务总局2018年第三季度政策解读现场实录》“对于任职受雇单位发给个人的福利，不论是现金还是实物，依法均应缴纳个人所得税。
4)建议：可以给员工相应的补贴，来弥补员工不能抵个税的损失； 以上二种方案，各有利弊。建议按自己单位的实际情况来选择实行。
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