电算化会计凭证的保管期限(汇总凭证保管期限)

财务管理制度

第一章 总则

第一条 为加强财政资金监管，保障财政资金安全，达到既提高经营活动效率、又合理控制费用开支的目的，确保*****有限公司（以下简称“公司”）正常运转，根据财政资金管理有关规定和公司财务管理实际，制定本制度。

第二条 公司应每周做费用收支预算表，由部门负责人向总经理提交本周收支计划,由会计协助总经理做出本周的财务收支预算，由董事长、总经理签字后执行。特殊情况总经理、董事长沟通后执行。

第三条 公司各种费用支付，需由总经理、财务总监签字批准，财务部门审核后方可支付。

第四条 公司倡导诚信原则，员工严禁报销虚开、多开的发票，严禁重复报销。

第五条 本办法所称“员工”包括所有在职或参加见习的员工。

第二章 费用支出审批流程及有关规定会计

第六条 公司有关部门或个人申请付款、报销时，应当向财务部门提交支付申请（借条、费用报销单等），注明款项的用途、金额、支付方式等内容，并附相关合同协议或原始单据等资料。

第七条 财务部门应当对批准后的资金支付申请进行复核，复核包括资金支付申请的批准范围、权限、流程是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，合同条款与实际付款是否相符、报销是否符合规定等方面。财务总监要确保财务支出规范、合理，确保经得起各级审查审计。

第八条 财务部复核无误后，将相关凭证交由出纳人员办理支付手续。一般在报销人员票据提交后当天完成全部报销流程，最迟不超过三个工作日（法定节假日顺延）。

第九条 费用支出的有关规定

1. 一般规定

（1）报销费用的核算

公司财务人员支付每一笔款项，不论金额大小均须按审核程序请相关人员、领导签字。领导外出应由财务人员设法通知，同意后可先付款后补签。对所有报销内容，相关部门负责人必须就其合理性及必要性进行审核。财务部门对所有报销票据，依据相关财经法规及内部财务制度对其合法性进行审核。

（2）审核程序

经办人签名→→ 部门经理审核签字→→ 分管总监审核签字→→ 财务总监审核签字→→总经理签字→→董事长签字→→经办人报销

（3）费用报销单的填写要求

公司发生的各项开支都必须由经手人填写《费用报销单》，注明报销项目、发票张数、报销金额（大小写）、用途等。经办人报销领款时，需在粘贴单右下角签名。

为了分清责任，进行部门核算，不同人员支出的业务费用不得混淆在一张报销单上。

因特殊原因发票未到需要付款的，填写《借款条》，并详细说明原因。按上

述（2）审核程序签字报销。

（4）粘贴单的填会计制要求

粘贴单是原始单据的载体，各种原始发票或单据必须整齐地粘在《粘贴单》上，并在粘贴单上描述此次报销的内容。整理好的《粘贴单》金额、用途、项目必须和《费用报销单》上所填列的内容一致。然后才可按上述（2）程序进行签字确认。

（5）水电等动力燃料方面的规定汇总

水、电、燃气费、房租等在记帐凭证和帐本上详细注明所交期间，并按照“权责发生制”进行归集核算。

（6）承租房屋和出租房屋的规定

承租的房租费用和出租的房租收入在收到或付出款项时要及时更新一次表格，并及时入账处理。要注明付出期间和收取期间，以便于统计和管理。

（7）“办公用品”单据的规定

报销项目为办公用品的，除开具办公用品发票外，后面必须附购买清单；报销项目为会议用品的，除开具会务用品、会务费发票外，还应附上会议纪要和会议邀请函。

（8）为合理安排工作时间，公司暂定每周二、周四为财务报销日。（9）特殊情况的规定

特殊情况下需保管要紧急付款的，由当事人向总经理汇报，总经理与董事长沟通后方能付款。

第三章 业务招待费管理规定

第十条 业务招待费主要是用于公司为开展业务活动而发生的接待外单位

人员用餐费、住宿费、馈赠礼品等费用。

第十一条 业务招待费的使用要有利于公司经营业务的正常开展，有利于沟

通、改善、促进公司与各有关单位的正常交往关系，遵循“礼尚往来、合理节约”

的原则。

第十二条 业务招待费的使用和审批

1.客户到公司所在地拜访所发生的宴请、住宿等招待，原则上应由公司综

合管理部负责安排。如宴请、住宿发生在公司所在地区，招待人员可自行选择

合适的用餐地点和住宿宾馆。

2.因业务需要宴请接待外单位人员，相关人员必须向总经理提出书面申

请（紧急情况下可先口头申请后补书面申请），总经理同意后方可宴请。接

待人员可根据来访客人的单位、职务、与公司业务的紧密程度等方面掌握接待

标准，并在《公务接待申请表》中详细填写。填写完整的《公务接待申请表》

由财务暂时保存，月底送综合管理部备案。

3. 业务招待需控制陪餐人数。来客 5 人以下（含 5 人），陪餐人数控制

则为 3 人以内；来客 5 人以上，陪餐人数控制原则为来客人数的 1/2 以内。如

果需陪同重要客户、合作伙伴及政府部门领导，可不受上述人数规定限制。

第十三条 业务招待费使用的监督

1. 业务招待费报销时一般需在报销发票背面注明招待事由、招待对象、陪同人员等要素。如果不适合书面注明的，部门负责人可在报销发票背面以签字替代。

2.财务部对业务招待费的使用应设立台帐进行管理，并定期将业务招待费使

用情况统计成表向董事会进行汇报，将不定期对业务招待费的使用情况进行抽

查，并把检查结果向董事会进行汇报。

第四章 差旅费报销规定

第十四条 差旅费主要用于为开展业务和公务活动而发生的市内、外交通费、

住的宿费以及相关费用。

第十五条 出差审批

1. 员工因公出差应事先申请，填写《出差申请表》，总经理批准后方可执行，

否则所有费用不予报销。

（1）主管以上员工（含主管）出差，需经所在部门分管总监批准。

（2）员工出差天数由所在部门的分管总监决定。

2. 出差应讲求办事效率，出差天数不得超过批准天数，因特殊原因需延长者，

必须报相关部门总监批准。

3.员工出差回程后应详细填写《出差申请表》，财务人员依据出差申请表表

注的出差天数计算出差补助金额，填写好的出差申请表由财务留存，月底交综合管理部存档。

4. 出差行程因故临时改变的，应先向分管总监申请批准，出差返回后补签实际行程单。

5.员工出差顺道或绕道游览、探亲访友者的，绕道差旅费用不予报销，游览、

探亲访友所用时间按请假处理。

6. 外出参加会议、学习、进修等公司已交纳会务费，且会务费中包含食宿费用的，不再报销相应费用，出差补助减半发放。

7. 驻外人员回公司开会或培训（年会、新员工培训除外），食宿由公司安排，出差补助减半发放。

8. 驻外新员工回总部培训及驻外员工去异地参加年会的，食宿交通由公司安排，无出差补助。

9.会议型出差的报销规定

(1)会议型出差的定义

由总经理、政府领导参与的由市地或县区经信部门负责组织的会议或调研活动的。

(2)会议型出差的报销依据及标准

报销人凭取得的相关国家税务机关认可的发票予以实报实销，并写明相关情况。

第十六条 出差交通工具、住宿的定购

1. 交通工具

(1)员工出行应以安全、便利、快捷为原则，兼顾经济实用，选择适当的交通工具。

(2)无特殊原因，员工出差的火车票、机票由综合管理部统一定购，费用由公司统一支付。其他交通工具车票可由员工自行订购，也可交由综合管理部订购，费用由公司统一支付。

2.住宿

(1)出差地为公司驻外机构所在地，无特殊原因应入住综合管理部指定的协议酒店标准房。

(2)出差地非总部、公司驻外机构所在地，无特殊原因应首选经济型商务酒店（如：汉庭、如家、锦江之星、速 8 等）。

3. 紧急情况下，员工报综合管理部备案后，可按相关标准自行定购机票或住宿。

第十七条 借款及报销

1. 员工出差前如需借款，必须填写《借款条》，由相关负责人批准后至凭证财务部领取现金，借款总额不得高于预估的出差总费用。 预借款由总经理批准，如遇特殊情况，可电话请示并征得总经理同意后方可领取，并事后由总经理补签。

2. 借款不高于人民币 3,000 元的，可选择领用现金或划转工资卡；借款人民币 3,000 元以上的，一律划转到员工工资卡内。若员工因所借备用金不足，需在外地银行取款的，取款手续费可据实报销。

3. 员工出差返回后，应在 15 个工作日内填好差旅费报销单并办理完报销手续，超过 15 个工作日不办理报销手续且无合理解释者，全部借款从所借员工的工资中暂扣，报销时出差补助减半发放。无借款者报销时出差补助减半发放。

4. 若差旅费中包含住宿费用，一般应提供住宿宾馆消费清单。清单中若有除住宿和早餐外，其他消费由员工自行承担。

5. 公司已统一办理员工意外险者，不再报销交通意外保险费。

6.报销需凭有效票据，特殊原因没有票据的，应书面说明原因后由相关负责人审批后报销。

第十八条 国内（不含港澳台）差旅费报销标准及补助

每日各类费用报销限额标准（国内、不含港澳台）
类别	职级	一类地区	二类地区	普通地区
住宿费	总经理	原则上不能超过￥600
副总/总监	￥400	￥300	￥200
部门经理	￥350	￥240	￥150
其他人员	￥300	￥200	￥150

1.地区

(1)一类地区：北京、上海、广州、深圳、杭州。

(2)二类地区：各省会城市、天津、重庆、宁波、青岛、苏州、温州、大连、厦门。

(3)普通地区：除一类、二类地区以外的其他地区。

2. 住宿

(1)住宿费用在限额标准内的，按发票据实报销；超出住宿限额部分，应书面说明合理原因，并经总经理签批后方可报销。

(2)同性别两人出差住宿费按一人标准核定，三人出差住宿费按两人标准核定，以此类推。级别不同人员同宿，按高级别人员标准核定。

3. 交通

(1)公司所有人员均不得乘坐飞机头等舱，特殊情况下如需乘坐飞机头等舱，需总经理批准。

(2)连续乘车 6 小时以上，或自晚 8 点至次日晨 7 点之间连续乘车 4 小时以上的，可购同席卧铺票。

(3)市内交通费在限额标准内按实报销；费用超过标准部分的，应书面说明

合理原因，经部门负责人/总经理批准后方可报销。

(4)单笔超过 30 元的出租车发票报销时应注明往返地。

4. 出差天数

(1)出差天数是指从离开所在地至返回所在地时止的一段时间。搭乘公共交通工具的，以其准点启程出发和返回抵达的时间为准。驾车出差以实际离开和抵达时间为准。

(2)离开所在地时间在中午 12 时以前的，该日补贴按一天计算；在中午 12时以后的，按半天计算。

(3)抵达所在地时间在中午 12 时以前的，该日补贴按半天计算；在中午 12时以后的，按一天计算。

5. 出差补助

(1)出差补助含通讯补贴，若在标准范围内的住宿费中包含了电算化早餐费用以及作为陪同人员参加了商务宴请，出差补助中相应的三餐补助也不予扣除。

每日各类费用报销限额标准（国内，不含港澳台）

每日各类费用报销限额标准（国内、不含港澳台）
类别	职级	一类地区	二类地区	普通地区
出差补助	总经理	￥200	￥140	￥120
副总/总监	￥180	￥120	￥100
部门经理	￥150	￥100	￥80
其他人员	￥120	￥80	￥60

(2)出差或在途不足一天，出差补助减半发放。

(3)若出差返程到达时间超过 21 点的，增加半天出差补助。

(4)若出差在菏泽市区含（牡丹区、定陶区、开发区、高新区）属于公出不算为出差，不给予发放出差补助。

6.董事会成员因公司工作事务出差经审核确认后同总经理级别给与报销及发放出差补助。

7. 国内展会

(1)参加国内展会时，由参展负责人安排专人负责费用支付与报销。

(2)展会期间住宿费用、市内交通费和三餐费用均实报实销。

(3)展会期间三餐实际费用低于出差补助标准的部分，作为补助发放。

第十九条 海外及港澳台地区差旅费报销标准及补助

海外是指除中华人民共和国以外的地区，如欧洲汇总、南北美洲、中东地区、澳洲、东南亚地区、东亚地区等。港澳台是指中华人民共和国境内的香港、澳门、台湾。

1.以上地区所发生的交通费、住宿费、就餐费及当地交通保管费均实报实销，具

体金额按取得的当地合法票据为准。

2. 境外展会

(1)境外参展时，若公司缴纳的展会费用中未包括参展人员在展会期间的三餐及市内交通费用的，所发生的前述费用实报实销，具体金额以当地所取得的合法票据为准。

(2)参展期间，由展览公司或第三方所发放给出差人员的交通、参展或任何形式的现金补助费，应在报销时如数上交公司。

(3)除参展机构安排交通和住宿外，公司自行组织前往的展会，住宿的酒店由营销中心负责安排确定，国外参展在境内发生的差旅费也先由营销中心确定后再交参展人员所属分管副总审批。

3. 出差补助按在境外落地后的天数核发，飞行途中及在国内均按国内出差标准核发。

4. 报销时，外币以报销当日的外汇牌价折算成人民币。

第五章 会计档案的管理规定

第二十条 凡属于本公凭证司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件及其他有保存价值的资料，均属会计档案，都应妥善保存。

1.会计档案保管期限

(1)会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证保管期限为 15 年。

(2)会计账簿：总账、明细账、辅助账簿的保管期限为 15 年；现金、银行日记账保管期限为 25 年。

(3)财务报告：月、季度财务报告保管期限为 3 年；年度财务报告要永久保存。

(4)其他会计档案：会计档案移交清册保管期限 15 年；会计档案保管清册 、会计档案销毁清册要永久保管；银行存款余额调节表 、银行对账单 、发票、收据存根 、电算化会计档案保管期限 5 年

2.会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、年份、号数、公司名称等，由专人归档保存，归档前应加以装订。

3.会计报表应分月报、季报、年报、按时归档，由专人装订分类保管。

4.会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理批准。

第六章 财务人员的交接

第二十一条 财务人员离职或调动必须严格按照相关会计交接办法执行，并有上级部门派人监督。

1.财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。

2.一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人（会计主管人员）监交。

3.会计机构负责人（会计主管人员）办理交接手续，由单位负责人监交，或者由单位负责人派人会同监交。

4.会计工作交接完毕后，交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章，并应在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓名，以及需要说明的问题和意见等。

5.接管人员应继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿，以保证会计记录前电算化后衔接，内容完整。

6.移交清册一般应填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

第七章 财务报告编制管理规定

第二十二条 公司应当按照《企业会计制度》的有关规定，编制并对外提供真实、完整的财务会计报告。

1.企业向外提供的会计报表包括：资产负债表；利润期限表；现金流量表；利润分配表；股东权益增减变动表；其他有关附表。

2.内部管理报表主要有银行存款余额调节表、经营费用月报、应收应付明细表等。

3.内部管理财务报表的设计、编制、报送须经总经理批准，其他任何部门和人员无权直接要求财务部门提供财务报表、财务数据。

4.财务报表必须遵循数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、填报及时的原则。

5.财务部门必须及时对外报送税务机关、银行及其他政府相关部门要求报送的财务报表。

6.填报财务报表应遵循以下条款

(的1)各种报表、项目之间的勾稽关系必须对应、准确。

(2)本期报表与上期报表之间的有关数据必须相互衔接。

(3)报出的报表如发现错误，应及时办理订正手续，除本单位留存报表外，还应同时通知接受报表的单位；错误较多的应重新编报。

(4)对外报送的财务报表在报送前必须由部门主管和公司总经理审核同意。

第八章 会计电算化操作管理规定

第二十三条 会计电算化相关规定

1.合理设置上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限, 对操作密码要严格管理,指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。

2.加强稽核制度，由专人负责对原始凭证和记账凭证的审核，预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。

3.操作人员离开办公室前，应执行相应命令退出会计软件。

4.确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存备份。

5.对会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作，须经分管副总同意，报总经理批准，并由财务部门指定专人进行监督，要保证实际保证会计数据的连续性、完整性和安全。

6.健全计算机病毒防范措施, 未经允许不得在记账电脑上安装、拷贝无关软件、文件。

第九章 固定资产及低值易耗品的核算管理

第二十四条 固定资产折旧和低值易耗品的摊销

1．固定资产的界定有下列情况之一的资产纳入本公司固定资产核算 a)为生产商品，提供劳务，出租或经营管理而持有的；b)使用寿命超过一个会计年度。

2.计算折旧的原则

(1)当月增加的固定资产，当月不提折旧，下月开始计提折旧；当月减少的固定资产，当月照提折旧。

(2)因进行大修理而停用的固定资产，应当照提折旧。

(3)提前报废的固定资产，不再补提折旧。

(4)已经提足折旧、继续使用的固定资产不再提取折旧。

(5)处于更新改造过程停止使期限用的固定资产，不提折旧，待达到可使用状态后再计提折旧。

3.固定资产的盘点

(1)公司应当定期（年底）对固定资产进行盘点。盘点前，固定资产管理使用部门和财会部门应当进行固定资产账簿记录的核对，保证账账相符。

(2)由财务部门和相关部门组成固定资产盘点小组对固定资产进行盘点，根据盘点结果填写固定资产盘点表，并与账簿记录核对，做到帐实相符。对账实不符，固定资产盘盈、盘亏的，编制固定资产盘盈、盘亏表。

(3)对于固定资产发生盘盈、盘亏，财务部门和固定资产的管理使用部门应逐笔查明原因，共同编制盘盈、盘亏处理意见，经领导同意后由财会部门及时调整有关账簿记录，使其反映固定资产的实际情况。

(4)盘盈、盘亏、处理意见表要装订成册，妥善保管，以免丢失。

4.对于未达到固定资产标准的资产，列入低值易耗品，按五五摊销法核算。

第十章 罚则

第二十五条 公司财务部和内审部门会不定期对费用报销单据进行抽查，并有权对异常的费用进行质询，如核实有虚假行为，公司将按情节轻重进行处罚。

1.情节轻微者（多报费用在人民币 500 元以内），除责令其将多报费用退还并取消出差补助外，公司还将对其予以通报批评，取消当年度优秀员工评选资格。

2. 情节严重者（多报费用在人民币 500 元以上，人民币 2,000 元以下），除按情节轻微处罚的规定处罚外，还将扣除当月绩效奖金和取消年终奖金。

3. 情节恶劣（多报费用在人民币 2,000 元以上）和屡次虚报费用者，除按情节严重处罚的规定处罚外，直接报送公司人力资源部门予以辞退。

第二十六条 违反本办法，同时违反公司相关管理管理制度的，可以根据本规定及公司相关规定合并处罚；

第二十七条 违反本办法，情节严重的，交由公安机关处理；

第二十八条 公司保留依法追究已离职员工在职期间违反本办法构成犯罪的刑事责任的权利。

第十一章 附则

第二十九条 本办法由公司财务部负责解释。

第三十条 本办法自 2021年 1 月 1 日起执行。