公司办公费用审批和报销流程图(费用报销单流程)

费用报销：特指企业雇员在日常工作中，为了正常业务开展，以及合法合理的商业活动， 而允许个人先行垫支，或公司现金预支的方公司式进行支付，随后收集相关单据（发票），办公 并在得到有效审批和复核后允许进行报销的行为。

其次，是“垫支”和“预支”。有时，是员工自己先把钱付了，然后拿相关的票据来报销，有时出于各种各样的原因，员工会先向公司借一些钱，去支付相关的费用，然后把相关票据拿回来，再去报销，所费用以需要分为垫支和预支。因此企业要对费用的支付方式予以明确的界定，就是哪些费用可以垫支，哪些费用可以申请预支。

接下来是“相关单据”，这是整个费用报销定义中的一个核心概念，是指企业需要对公司相关单据的内容与要求进行明确的定义，也就是说公司报销需要哪一种单据，必须在相关的报销政策中予以明确说明。比如在酒店住宿，流程图则需要提供酒店报销住宿的水单；餐饮，则需要提供餐饮发票和对应的消费明细等，这些就是相关单据的具体要求。

最后，是“有效审批”和“复核”，仅有得到正确授权的审批人和有效复核人确认后才能进行报销。在没有得到有效的审批和复核之前，费用报销是无法完成的。可见在这里需要界定审批人、复核人，以及其权利和义务，也就是他们要如何去审核这些相关的报销凭证、费用报告等内容。

上图中为大家列举了很多种费用报销，但实际情况可能远不止这些。 不管是何种类型的企业，这些费用都有可能在企业日常管理中发生，比如手机电话费、招待费、火车票、飞机票、服务费、培训费、员工聚餐、礼品和、住宿。

之所以提到这些费用，是为了提醒大家，费用报销会以各种形式出现， 在制定费用报销政策的过程中，要考虑到方方面面的因素。

在政策类别中，第一个就是日常费用的报销制度，如几点后回家可报销出租车费，加班到几点以后可以报销晚餐费，这就是日常费用的报销制度，有时手机费用这些，也可以包含在里面，当然，有些公司可能情况特殊，会单独列出来。这个政策适用于所有人员。

第二个是日常费用报销制度与差旅政策，日常费用报销制度与差旅政策主要适用)业务上需要出差的人员，也有可能包括可能需要出差的其他人员，一般也是针对全体的。

第三个是商务礼品政策审批。在业务开展过程中，不可避免要赠送或收受一些礼品，单流程所以需要对工作中与第三方有业务往来且可能涉及礼品收受的人员，做明确的条款规定，就是所谓的商务礼品政策，也可能会涉单及到其他关键岗位的人员，要让其明确知道，什么样的礼品是可以收的，(流程什么样的礼品是可以送的。

第四个是业务招待政策。在企业内部，业务招待政策往往会与商务礼品政策合并在一起，这是因为工作中与第三方人员有往来才会涉及到业务招待，所以它适用人员费用的范围与上述商务礼品政策完全一致。

第五个是公司的信用卡政策，相对来说，这个政策目前在中国执行得比较少，但在国外非常普遍，如果有被公司授权使用公司信用卡的人员，公司也应该制定对应的流程和条款来予以限定。

第六个是备用现金政策，与下面一个现金预支政策有所不同。报销备用现金政策适用于拥有备用现金的业务部门负责人，以及负责备用现金的日常管理人员，他们有权利和责任去管理好备用现金。需要注意的是备用现金不是给到个人的，而是给)到一个部门，这个部门的负责人或部门负责人授权的管理人，要负责备用现金的使用、核销、报备等各种各样的情办公况。还会涉及到可能会通过备用现金进行费用报销的人员，这就是前面所讲的，先支付再核销。

第七个是现金预支。现金预支不是给到部门的而是给到单独一个人员，核销的责任和管理的责任，就落实到单具体的人员身上。前面的备用现金也是要落实到具体人员身上，办公费区别在于它所覆盖的范围和现金预支是不一样的。

最后一个是通讯费用，包括日常手机费用报销，以及出差在外地或在国外需要打长途电话等这些费用，适用于业务中有可能发生因公通讯费用的人员。前四类政策（日常费用报销、日常费用报销制度与差旅政策、商务礼品政策、业务招待和政策）添加了星号的标记，这些是企业在日常管理过程中，一般都需要去制定的报销政策。

在费用报销政策的标准文本格式里，标题包括文档信息、目的、范围、职责、正文以及附录。

文档信息中又包含政策名、政策编号、起草人、起草日期、修改人、修改日期、审批人、审批日期、生效日期和版本号。起草人、修改人可以让我们知道，在以后修订的过程中有不明白的问题，可以找谁去询问。对于审批人来 说比较重要的有两点，第一点是要确定审批人是否有权利来审批，第二点是审批人审批的日期一般都要早于生效日期。最后的办公费版本号，是为了对不同文档进行区分，否则公司里你拿出一个政策，我拿出一个政策，到底哪个政策才是最有效的呢？这就需要看官方规定审批的版本号了。这个其实和手机软件更新是一样的道理，比如IOS9.1，这样就能知道哪个是最新的版本。

政策精神，可以对整个政策的执行目的进行一个非常简单的阐述，其实在具体执行过程中用处并不大。

适用对象，这是比较关键的一项内容，政策是否适用首先要看政策里规定的适用范围。当然还有责任归属，强调的流程是要明确政策的制定、解释、修改、执行监督、沟通、答疑等各项内容的责任归属。

正文就是政策的具体内容和要求，可根据实际需求进行分段阐述。

附录往往是对正文里的一些内容进行补充说明，或提供一些索引，可能不是与正文直接相关的，但可以说明在哪里能找到相关的具体内容，表现为图表、权限表、流程图等。

下面，给大家看一个具体的费用报销政策文本模板，供参考。

政策编号叫Policy-GAD-001，GAD解释为general admin，说明该政策是管理类的，policy是政策的意思，再加001，意思就是管理类的政策第一号文。具体的政策名，有时会很长，所以内部就说001号政策，也比较清楚。

版本号是1.1。一般来说初次颁布的版本号，是1.0版本，那么1.1就是经过了一次小的修改，2.0基本上就是经过一次大的修改，这个由企业自己定义。

相关人员，这里是根据刚才所(说的要求流程图，包含了起草人、修改人、审批人。 这里并没有列明生效日期，因为很多时候，审批日期就是生效日期，也可以这样解释。但是如果要专门写一个生效日期的话，也可以在里面进行备注。

范单流程围中，可以看出，如果这个公司有外派在海外的员工的话，就不适用于这个政策。

同时最后一句说明“本制度一切解释归属于财务部”，如果有疑问或有争议的地方，就需要财务部给出最后的说明。