“放管服”是简政放权、放管结合、优化服务的简称。近年来，国家各级管理部门连续发文，要求在科研管理工作中落实“放管服”要求，做好简化程序，将放权和管理有效结合，优化各项科研服务。
劳务费和专家咨询费是科研项目预算科目的重要组成部分，也是软科学研究单位科研经费中占比最大的预算科目。
科研单位对这两个科目的预算控制比例一般无限制，支出结果直接付给个人，无法提供通常意义上的纳税机打发票。因此，查实劳务费和咨询费一直是软科学研究单位内部风险管理工作的难点。
《北京市科技计划项目(课题) 经费管理办法》中规定，劳务费是指在项目（课题）实施过程中支付给项目（课题）组成员、参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目（课题）组聘用的研究人员、科研辅助人员的劳务性费用。项目（课题）组临时聘用人员的社会保险补助纳入劳务费科目中列支。财政供养人员不得列支劳务费。
专家咨询费主要是指在项目实施过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用，专家咨询费不得支付给参与项目研究及管理相关的工作人员。2017年，北京科学学研究中心出台咨询费管理办法，规定项目组可根据专家咨询意见对项目研究的贡献，在上限范围内发放咨询费。
劳务费与咨询费的
主要风险点和关键岗位分析
管理流程
在内控体系建设框架下，单位建立管理制度，规范了科研项目中劳务费与咨询费的支出由单位财务统一转账给劳务人员或者专家个人的流程。中心自2014年内部风险控制体系建立以来，劳务费与咨询费支出被纳入重点风险监控范围，相关部门设计了内部风险管控措施。
劳务费、咨询费管理流程
主要风险点和应对措施
从对劳务费、咨询费支出流程的分析来看，易产生的主要风险是部分人员虚构劳务人员或专家的工作内容，套取科研经费。
1）控制签字权限，多重审核防范支出风险。中心劳务费与咨询费的支出须由项目负责人签字后，经科研管理部归口审核，再由部门主管领导在权限范围内审核，最后交财务管理部门审核后方可报销。
2）证明合理合规，费用发放要有理有据。单位对劳务费、咨询费进行系统管理，项目组根据研究需要在预算范围内据实支出，需要调整时，相关负责人须根据对应的管理办法履行调整手续。中心设计了劳务费与专家咨询费明细表，要求项目组列明支出标准与专家职称职务情况，并根据支付经费情况在报销材料中列出支出说明。
3）单位统一转账，保证经费直达收款人账户。劳务费及专家费报销时，须由单位统一转账，报销人员需要填写收款人详细信息，由财务人员汇总合并计税后，直接转账给相关劳务人员和咨询专家。
关键岗位
关键岗位是内部风险控制体系中与资金流动密切关联、在工作流程中产生经济活动风险最大的一系列岗位的总和。
1）劳务人员/专家信息的申报人。这类人员须了解劳务人员和专家的工作内容，能够提供劳务人员和专家的所有备案信息及工作内容。
2）报销经办人。主要是各部门的财务科研助理，在接收到申报人提供的信息后，须根据单位要求做好备案及明细单，在内控系统中提交报销申请。
3）项目负责人。对报销内容有决策权，负责核定劳务人员和专家的工作内容、支出标准与项目预算和单位制度是否一致。
4）项目负责人所在部门主管领导以及中心领导，在管理权限范围内对报销质量负有监管职责。
关键岗位及工作职责
劳务费与咨询费的“放管服”实践
中心的“放管服”实践主要是锁定关键岗位，在严控支出风险的基础上，给予项目组尽可能多的自主管理权限。
简化管理流程，下“放”适当权限给科研人员
下放权限后，项目负责人的权责范围明显增大，减少了报销人员找各级领导签字的次数。另一方面，原来由科研管理部归口审核的费用支出规范性，也调整为由项目负责人进行自我审核。这两项权限的下放，使单位劳务费与咨询费的支出效率提升了近一倍。
劳务费、咨询费支出权限下“放”前后对比
以制度化建设明确责任，做好“管”理
在制度建设方面，中心修订了《北京科学学研究中心人员库管理办法》（简称《办法》）。《办法》结合科技计划项目提出的“健全劳务费分配制度”的要求，引入聘用合同管理理念，设计了简单实用的劳务工作确认书，用于临时劳务人员的管理。
劳务工作确认书
修订单位咨询费管理办法，合理设计各类专家的咨询费上限，由项目负责人根据每个专家对项目的贡献确认专家费的具体金额。明确了工作流程和内控关键岗位职责，在劳务费与专家费支出过程中，明确劳务人员和专家的信息申报人处在第一关键岗位，项目负责人处在第二关键岗位。
精准解读明细单，明确签字人责任。中心依托“人员库管理系统”在线生成明细单，通过由项目负责人签字确认的办法，确定其管理责任。同时，对于系统中“自制”的明细单，给出通常意义上发票的解读。
北京科学学研究中心系统导出的明细单
加强培训，对单位内参与各类科研管理制度、财务管理制度、内控管理流程相关工作的员工展开系统培训，让所有人员都充分了解中心管理制度的核心要求和重要意义，使制度内化为行动。同时结合相关员工在工作中发现的问题，对重点人员提供一对一指导。
着力推进在线监管精准化、数据提取快捷化。中心上线了人员库管理系统，全程记录劳务费与咨询费的支出过程，内控监督小组可定期根据管理制度，分项目按条件查询支出情况，发现问题时可及时和项目组沟通，有效预防各种风险。
建立信息化管理平台，提供优质“服”务
1）设计管理软件，记录劳务费、专家费支出过程
中心投入使用的人员库管理系统由科研管理部和财务管理部联合设计，注重减少中间环节，致力于做强后台计算、共享功能，使报销经办人一次录入收款人基本信息和银行信息，就能同时完成支出信息备案和报销明细信息输出两项工作，且直接打印的明细单各项信息皆符合管理制度要求。
2）设计程序自动校验，撞库自动合并计税，利用信息化平台减少一般性错误
人员库管理系统通过设计身份证号码校验功能，确保录入号码的正确性；工作人员在线提交明细单时，系统将身份证号码相同的人员撞库合并计税，同时给出提交者合并计税后的结果，确保报销程序在线自动完成。
3）税前、税后自主选择
人员库管理系统保留了报销经办人员的主动选择权，推出税前/税后选择菜单。当报销人员完成一张明细单设计并提交保存时，根据报销经办人的选择，系统将自动修改非控制项。
4）再次生成明细单操作
若需要给同一劳务人员连续数月多次发放费用时，在同一项目下，经办人可以直接使用“再次生成”菜单，将上次该劳务人员的明细信息直接导入编辑状态进行修改。
5）明细单撤回操作
如果明细单中人员信息未被重复计税，经办人随时可以撤回；如果已经重复计税，系统将提示该经办人后续哪位同事在流程上进行了操作，经办人可根据系统提示联系该同事进行撤回，提供更具个性化的服务。
6）全单位共享已入库信息，减少录入频次，提高正确率
工作人员可使用“全库查询”菜单查询历年来已转账过的人员信息，引入劳务人员和专家的基本信息。共享功能大幅提高了工作人员正确率和工作效率。
7）财务人员直接读取转账信息和报税信息，效率翻倍
人员库管理系统设计了转账信息化文件格式和内容，使导出的文件符合不同银行的转账要求。此外，系统可以直接按月导出纳税申报文件，全库还会实时更正财务人员和报销经办人反馈的库内错误信息。
小结与建议
分类别做好管理制度设计，主观上不想出错
项目管理办法要充分考虑人的价值，分项目类别体现科研人员贡献。对竞争性科研项目的间接经费比例做细化区分，提高对以脑力劳动为主的基础研究和软科学研究人员的奖励。
承认项目组人员的贡献，在调动项目组成员的积极性的基础上，按需要科学预算，从根本上防范劳务费与咨询费的支出风险。
加强内控体系建设，客观上不能出错
提高信息化管理水平，实践中不会出错
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