如何科学有效地认识和使用GTD时间管理法则

现象：总在累成狗和闲成猪的状态间不断切换。忙时有各种事件要做，闲时

“嗯？我没什么事要做啊！为什么有的人总是很忙，没必要用时间管理吧？！“

重新认识GTD

GTD虽名为Getting Things Done，但不应翻译为“把事情做完”。因为没有人能够在把事情做完（《只顾着完成任务清单，可能会让你离目标越来越远》），GTD强调的是把你需要做的事情列出来 并处理它们，正如GTD的基本理念：真正的生产力不应通过实现的计划目标数量来衡量。而应由本质上有价值的结果来衡量：把事情处理完、把事情做好。GTD就是对事件经行处理。

目前困境：待办事项混乱，不得不一边思考有哪些事情要做，一边思考如何去做。人在短期内只能记住有限数量的事物，且要从长期记忆当中精准地获取信息是非常困难的。纸笔或者软件能帮助梳理思绪。GTD的目的：让大脑清空不混乱、明确知道下一步应该做什么。

GTD的具体流程

GTD系统由五条核心原则组成：收集、处理、管理、执行、回顾。

旧：收集（Collect）、整理（Process）、组织（Organize）、计划（Plan）、执行（Do）

新：捕获（Capture）、明晰（Clarify）、组织（Organize）、回顾（Reflect）、执行（Engaged）

注意：1、主动捕获待办事项；2、明晰，而不仅是整理；3、强调回顾的重要性；4、执行是主动参与，而不是简单地做。

回顾中：1、从收集箱拿出的事项不能再 放回收集箱；2、主动拆解项目清单；3、更新等待、可能清单及回收箱；4、确定日期设置恰当；5、为“回顾”腾出专门的时间，每日、三日 、周；

• 第一步，收集，其目标就是清空大脑。

• 第二步，处理，也叫理清阶段，其目的就是清空收集箱。

不需要采取行动的事项：垃圾、待酝酿的事务、参考资料（建议使用印象笔记一类的笔记软件，把这些资料收集归类起来。） 需要采取行动的事项：一旦确定了下一步行动，这时，你有三种选择 第一， 如果行动可以在两分钟内完成，那么不要犹豫，马上去做。 第二， 如果自己不是完成任务的最佳人选，那么你可以委派他人来做。 第三， 对于一些复杂的任务，把任务放在你的组织系统中，再安排时间以后去做。

• 第三步，组织，其关键是建立清单，将收集箱的事务分门别类

组织整理的内容，你建立了五类清单：下一步行动清单、等待清单、日程表、未来清单、参考资料。

第四步，回顾，其目标就是保障系统的有效运行。

1.每天一次的简易回顾 你只需要两件事：第一，看一眼你的日程表，确定你今天有哪些必须参加的活动。第二，看你的下一步行动清单，确定你在日程之外，可以完成哪些任务。 2.每周一次的整体回顾 第一，回顾下一步行动清单，划掉已经完成的任务； 第二，回顾过去一周的日程表，看看参加的日程是否可以转为下一步行动； 第三，回顾等待清单和未来清单，看看哪些事情可以转为下一步行动； 第四，展望下周日程，提前做好准备； 第五，重新收集大脑中的想法，并清空收集箱，更新你的下一步行动清单。

• 第五步，执行，就是要选择最合适的行动。

选择行动方案的三种方法： 1 确定某一时刻具体行动的四标准法： 即根据所处情境、有多少时间、有多少精力和重要性来判断如何选择下一步行动。 2 确定每日工作的三分类法： 即每日工作安排可以执行计划性的事先安排、临时性的突然安排和灵活性的重新安排三种分类标准。 3 判断事情重要性的总体检视六层次法： 即按照人生的五万米高空分六个层次（地面：当前行动；1楼视野：当前项目；2楼视野：职责或角色；3楼视野：目标；4楼视野：愿景；5楼视野：原则和价值）检视自己的工作

GTD的具体实践——从七张白纸开始

要先用白纸或者普通文档软件，而不是用高级的应用，是为了除机心：要明确自己的所需、能力和习惯，主动去选择适合的工具。而不是一开始就上手功能复杂的工具，为了配合工具特性而扭曲了自我需求。人类聪明在会用工具，但很多人也只会用工具。

分别列出收集箱、可能清单、参考资料、项目清单、执行清单、等待清单 、回收箱。

先将代办捕获到收集箱中。便完成了GTD的第一个目的：让大脑清空不混乱

这些事如何安排？

根据明晰过程中的可否行动、可否一步完成、可否立即完成、是否该我做、和是否有特定时间这几个标准，将收集箱中的代办整理到各个清单中。

注意：1、等待清单不等于确认别人是否完成，而是确保任务顺利完成：通知他的ddl并告知利益相关以激励他，之后再在dll前提醒。2、等待清单中的事项需要专门思考其可行性、制定计划（计入执行清单）或是等待时机成熟。

将收集箱中的代办明晰组织，便达到了GTD的第二个目的：明确知道下一步该做什么

如何回顾，以及如何为执行清单排序？

回顾各清单：1、可能清单：短期不改变，需执行相关代办。2、等待清单：特定时间前去确认。3、项目清单：划分每一步行动并计入执行清单，主动去拿结果。4、执行清单中的大量代办：太多需要排序（回收箱参考资料之后再做讨论）

执行清单的排序

GTD（大卫·艾伦）强调从小处入手、提高效率。

制作人个人的两个基本原则：你不可能完成所有事情；尽可能做离你目标更近的事情。

其他暂时保留意见的原则：1、要事第一（史蒂芬·科维《高效能人士的七个习惯》），强调从大局入手，根据自己的使命、价值观来规划人生，从而着重处理对你来说较为重要的事情。2、四象限法则（艾森豪威尔），按照紧迫程度和重要程度将事情划分到四个象限中，着重处理重要而不紧急的事情，未雨绸缪。3、其他

原则一：你不可能完成所有事情

查看topbook上的两篇文章：《如何才算有章法》、《只顾着完成清单，可能会让你离目标原来越远》。清单中的代办，需要尽可能的完成且尽可能的做好，前提是：保障充足的睡眠、健康的身体；不以牺牲个人合理的人际关系和幸福感为前提。

原则二：尽可能做离你目标更近的事情

按照个人的目标权重来排序

重要而不紧急的代办：执行中的四个注意事项

1、能被放进执行清单的，都是可以一步搞定的。如果用时较长，要么事情本身非常特殊、要么个人能力有问题、要么态度有问题

2、做计划、做方案是每个人的必修课。我们习惯于规划好的义务教育和人生路径，以至于真正自主地为自己做计划时感到困难以至于畏惧逃避。

3、做好时间预估

4、为特别的事件预留时间

高质高效率完成执行清单的三个方法

1、一次只处理一件事情。对大脑来说，需要注意力的事项不适合多任务处理。

2、使用番茄钟提高效率。（克制无关琐事）

3、打破“负罪感幻觉”

参考资料的意义和筛选标准

进回收箱的判断：事件本身会变化；不符合GTD的两个目的。

参考资料的特性：一切可被记录的，就可被参考；参考价值的高低是相对的。

如何选择：1、回归常识、避免追求新、奇、怪；2、提高信息的检索、辨别能力。（多检索、多辨别、多思考来锻炼）3、提高参考资料的存档标准（搜索引擎能找到的、前线平常的，不存档；新概念，但换汤不换药的不存档）

个人知识库：现阶段工作所需参考资料；只会，或对智慧的见解。

如何选择 适合你的GTD工具？

没有100%契合任何人的应用，放弃一劳永逸的想法；尽量参考官方推荐，总有其道理；考虑迁移成本、放弃成本。；考虑你的硬件设备，全平台不一定好；给自己足够时间试错；不是软件帮你做到什么，而是你如何使用软件；便利不等于高效，不要舍本逐末，除心机；GTD不一定必须使用某一款应用，也不一定使用应用。

GTD的五个流程，分别在什么时候做？

　　（1）所有事情无论大小放入收集箱中 ——> 对于每件事情问自己那五个问题，分别放入对应清单中 ——> 对执行清单进行排序 ——> 两个原则四个注意事项 ——> 保障质量和效率

　　（2）对于作业、学习任务建立在成熟的教育体系和学科安排之下的计划无需使用GTD，或者直接属于执行清单中靠前的事项

　　（3）时间表，我们需要GTD做什么？

四象限法则与猴子法则

四象限法则：把工作按照重要和紧急两方面的程度，划分为四个象限；

我们要把主要精力，投入到“有计划去做”象限上：

1，进行任务分解，制定时间表；每次投入很少时间，就可以完成庞大任务；

2，处理好的话，会减少第一象限80%的事务；

• 1，对管理人员来说，应该多做重要的、擅长的事情，尽量把别人能做和别人擅长的事情分配出去。这样效率才会更好。如果事无巨细，事必躬亲，只会把自己累死
• 2，对于普通人来说，要学会拒绝无关紧要和自己不相关的事情。如果任何事情都追求完美，不知道选择和放弃，会在生活中遇到很大问题