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制度分享——某企业的成本及费用类业务内控手则及财务处理规范


成本及费用内控要求及关键控制点:

1、存货规模和滞销存货占比应纳入预算考核:

存货规模和滞销存货占比应纳入预算考核由子公司总经理作为存货清理的责任人,原则上存货平均库存不能超过3个月,滞销存货即库龄180天以上存货不得超过存货规模的15%

2、严禁出现一年以上长期滞销存货:

严禁出现一年以上长期滞销存货、,长期滞销存货纳入总部罚息考核,扣减考核利润。

3、一年以上滞销存货应按照总部要求进行减值测试,计提存货跌价准备:

一年以上滞销存货应按照总部要求进行减值测试,计提存货跌价准备,存货减值损失应提交商务部、业务部门对未来可变现净值的确认依据,并提供申请报告报财务总监、总经理审批后方可计提,并作为计提减值损失财务处理的原始凭证。

4、费用的支出必须根据中央有关文件和法规的要求严格执行:

费用的支出必须根据中央有关文件和法规的要求,在严格执行中央八项规定的前提下,在合理、必须、有效的原则下进行费用支出。

5、费用实行统一预算、部门分解的方式进行统一管理

按年度预算,分月考核,每年根据总部批复的预算指标分解各部门的费用预算,经过经营班子审批,董事会同意后执行。

6、费用报销审批流程:

部门员工→部门经理→财务费用岗→分管副总→财务总监→总经理,董事长费用由财务总监、总经理联签;总经理费用由财务总监、董事长联签。

7、销售费用额度的确定:

对于销售费用应该根据各销售部门将预算分解为日常费用和专项费用,其中日常费用实行部门额度控制,由总经理办公会根据各销售部门的销售特点、业务性质确定具体的比例及额度,财务部费用岗每月进行跟踪,专项费用实行专项审批原则,专项费用对于各项费用根据费用审批流程在限额内进行支出,预算外费用实行逐级审批,审批后方可列支,并对业务进展情况,进行核增及核减。

8、费用列支必须真实:

费用列支必须真实,与经营活动有关,不得套取利润,不得出现跨期费用,同时应根据权责发生制的原则进行账务处理和会计核算,不得人为调节利润。

9、个人借支手续

不得出现个人因私借款,因公借款应填写对应的差旅费计划表,会务费审批表等,个人借款原则上应遵守“前账不清、后账不立”的原则,并且年底清零。

10、高管薪酬及年终奖的审批:

高管薪酬需经过董事会审批,年终奖的计提需经过总经理办公会审批。

11、免交社保的会计处理:

根据相关政策可以免交社保的,直接不计提相关社保费用或者冲减已计提费用。

12、安装费用的处理:

若有具体对象,如某某医院的某台设备,则直接计入成本,因为成本是对象化的费用。

13、签订居间合同注意事项:

应描述清楚双方的权力、义务及服务对象,收取的服务费金额一般不应超过原合同金额的10%。

14、共建科室的装修费用:

收益期较长,应按长期待摊费用分期计入项目成本。

15、支付保证金利息的处理:

因该项支出具备明确的对象,不处理成财务费用,而应计入该项目的销售成本。

16、个人代公付款的手续规定:

应取得单位委托个人代付款的证明,方可向委托单位开具发票。

17、企业筹建期费用的归集及发票开具:

除购建固定资产以外,筹建期间发生的费用应先在长期待摊费用中归集,待企业开始生产经营当月起一次计入开始生产经营当月的损益。取得预先核准公司名称后,发生的支出应取得抬头为核准名称的发票,并作为筹建期支出处理,在核准名称前可以取得投资公司筹备组的抬头的发票在成立后的公司列支。

18、支付业务转移的转让费的处理:

应作为长期待摊费用,分期摊销到该项目的成本中。

19、存货作为福利、劳动保护费的处理:

假如取得的发票为增值税专用发票,若作为集体福利,则无法抵扣或作进项转出;若作为劳保用品,其对应进项税额可以抵扣。

20、企业单设职工食堂的处理:

应作集体福利费处理,包括食堂工作人员的工资薪酬,食堂的固定资产折旧费。

21、合作伙伴代付保证金的处理:

根据合同的约定,在收到代付款项时,借记货币资金项目,贷记其他应付款,支付款项时,借记其他应付款,贷记货币资金,对应承担的资金成本,计入该项目的销售成本中。

标准会计处理

1、库存商品:

本科目核算公司库存的各种商品的实际成本

企业购进存货入库后借:库存商品,贷:应付账款-暂估-XX供应商,以存货入库的入库单作为原始凭证

供应商发票取得之后由采购部做采购发票匹配,借:应付账款-暂估-XX供应商 借:应交税费-应交增值税-进项税额 贷:应付账款-XX供应商

每月设置冻结期后,及时导出与库存商品相关的即时表,库存商品现存量和已发货未开票销售订单,检查即时表的库存商品成本总和与科目余额表中库存商品 发出商品科目是否一致

仓库盘点应注意流程:

(1)盘点时间:原则上,仓库应每月进行盘点一次,盘点时间应原则遵循存货停止流动的总原则,应选择不发货或少发货的时间,静态盘点。

(2)盘点对象:盘点应针对所有的仓库进行盘点,包括寄售库、寄存库、自有库、代管库。

(3)盘点人员:财务部、采购部、物流仓储部门。

(4)盘点报告:盘点报告应包含盘盈盘亏情况,滞销库存情况,三个月内过期存货情况等。

半年度和年度需对长期滞销存货统计并由财务部会同采购部、销售部进行减值测试,按照可变现净值与成本的差额计提存货跌价准备,借记资产减值损失,贷记存货跌价准备,计提存货跌价准备需经过公司班子会决议审批后方可计提。

2、主营业务成本:

主营业务成本主要包含库存商品采购成本以及为销售而产生的可以成本化的运输等费用。

库存商品采购成本,在库存商品销售时结转成本,

借:主营业务成本-主营业务成本-医疗器械销售成本

贷:库存商品

可以成本化的费用有以下几种:

(1)采购环节发生的运输费、装卸费、保险费、关税及港杂费等支出可计入主营业务成本。

(2)投放固定资产的维修支出应计入主营业务成本。

(3)大型设备销售产生的安装费,培训费等技术服务费支出。

(4)已销售设备的在质保期内的维护保养费用支出。

发生以上支出时借:主营业务成本 贷:银行存款、应付账款等。

3、销售费用:

本科目核算企业销售商品和材料、提供劳务的过程中发生的各种费用,包括保险费、包装费、展览费和广告费、商品维修费、预计产品质量保证损失、运输费、装卸费等以及为销售本企业商品而专设的销售部门、售后部门、技术部门的职工薪酬、业务费、折旧费等经营费用。

(1)企业在销售商品过程中发生的包装费、保险费、展览费和广告费、运输费、装卸费等费用,借:销售费用-各明细科目,贷:库存现金、银行存款等科目。

(2)企业发生的为销售本企业商品而专设的销售部门、售后部门、技术部门员工的工资、社保、职工福利费等费用,借:销售费用-职工薪酬,贷:应付职工薪酬。

(3)企业业务相关部门发生的业务费用发生时,借:销售费用,贷:银行存款/其他应付款等。

销售费用列支不单要按照企业会计准则,同时应注意集团的管控及附件要求:

①不得出现烟、酒、茶等招待性支出。

②不得出现五星级酒店、娱乐性支出、旅游性消费。

③不允许出现任何形式的购物卡、化妆品、娱乐会所等消费。

④私车公用,公司均应与车辆所有人签订租用合同,并作好相应的备查登记。

⑤公司所有的费用支出取得的发票均为公司的抬头,除员工的体检费用,员工技术资格报名费,考证费经公司批准可以列支的外,一律不得出现以个人名义出现的费用支出。

⑥不得出现加油卡预充值、购物卡充值发票报销情况。

⑦除学术会议邀请客户出席,承担外部审计交通费以外不允许出现客户等非本公司员工名字的火车票、飞机票等报销。

⑧住宿等能取得专票业务应尽量取得专票、节约费用。

⑨业务招待费支出应有专门的报销单据,按限额报销,同时单据上面不能够写明有关于客户的相关信息。

4、管理费用:

本科目核算企业为组织和管理企业生产经营所发生的管理费用,包括企业在筹建期间内发生的开办费、董事会和行政管理职能部门在企业的经营管理中发生的或者应由企业统一负担的公司经费(包括行政管理部门职工工资及福利费、物料消耗、低值易耗品摊销、办公费和差旅费等)、工会经费、董事会费(包括董事会成员津贴、会议费和差旅费等)、聘请中介机构费、咨询费(含顾问费)、诉讼费、业务招待费、房产税、车船使用税、土地使用税、印花税、技术转让费、矿产资源补偿费、研究费用、排污费、存货盘亏损失,报废存货扣除责任人赔款损失等。

(1)企业在筹建期间内发生的开办费,包括人员工资、办公费、培训费、差旅费、印刷费、注册登记费以及不计入固定资产成本的借款费用等在实际发生时,借:管理费用-开办费,贷:银行存款等科目。

(2)内勤管理部门人员的职工薪酬,借:管理费用-(职工薪酬、社保公积金等明细科目),贷:应付职工薪酬-对应明细科目。

(3)内勤管理部门计提的固定资产折旧,借:管理费用-(对应明细科目),贷:累计折旧。发生的办公费、水电费、业务招待费、聘请中介机构费、咨询费、诉讼费、技术转让费、研究费用,借:管理费用-(对应明细科目),贷:银行存款/其他应付款等科目。

(4)存货盘亏损失应提供盘点表,财务总监、总经理书面声明文件,借记管理费用-存货盘亏损失,货记库存商品,应交税费-应交增值税(进项税额转出)

(5)存货正常报废应按<<中国医疗器械有限公司报废管理办法>>进行申报,应提供《存货报废申请表》及财务总监、总经理书面声明文件作为会计凭证附件,借记管理费用、其他应收款、贷记库存商品、无需进行进项税额转出。

(6)防伪税控所购设备及后续服务费支出,在支付时应全额计入管理费用,在抵扣税额时,应红字冲回,并同时计入应交税费-应交税费(减免税额)不得计入营业外收入。

5、财务费用:

本科目核算公司确认的冲减财务费用的利息收入、筹资产生的利息支出及手续费

(1)利息收入有两种确认方式,一种是按照合同金额、利率及合同期间计算确定,另外一种是按照摊余成本和实际利率来确定:

账务处理:借:应收利息

借:财务费用-利息收入 负数 (根据业务类型确定明细科目)

存放于银行的活期存款产生的利息收入:

借:银行存款 (收到其他与经营活动有关的现金)

借:财务费用-利息收入-一般利息收入 负数

目前湖北公司利息收入主要为子公司内部关联借款利息收入,每月由省公司做资金调剂利息计算表,并开具利息收入发票。

湖北公司账务处理:借:应收利息-资金调剂

借:财务费用-利息收入-集团内部利息收入 负数

贷:应交税费-应交增值税-销项

收到子公司利息时:借:银行存款 (收到其他与投资活动有关的现金)

贷:应收利息-资金调剂

报表列示,利息收入列示在利润表中财务费用-利息收入中,以正数填列(2)利息支出、手续费支出

利息支出和手续费支出根据合同约定和发票入账,发生支出时

借:财务费用-利息支出或借:财务费用-手续费

贷:银行存款等科目

6、应付职工薪酬:

本科目核算公司根据有关规定应付给职工的各种薪酬,职工主要为与公司签订劳动合同的所有人员含全职、兼职和临时职工,所有为员工支付的款项均经本科目核算。

明细科目有:工资、职工福利、社会保险费、住房公积金、工会经费、职工教育经费、辞退福利等。

职工薪酬核算应做到先计提后发放,

举例:计提时 借:销售费用-工资等

贷:应付职工薪酬-工资等

发放时 根据实际金额确定原来计提的工资进行补提或者冲红,

借:销售费用-工资等 冲红做负数

贷:应付职工薪酬-工资等 冲红做负数

然后根据实际发放金额

借:应付职工薪酬-工资等

贷:银行存款(现金流为支付给职工和为职工支付的现金)

其他应付款-个人社保

其他应付款-个人公积金

应交税费-应交个人所得税

每月结账时需核对销管费用中的职工薪酬对应科目借方发生额与应付职工薪酬对应科目贷方发生额是否一致,应付职工薪酬-职工福利科目期末不能有余额,只有在发生时再计提同时发放。

凭证附件:计提工资时需要有对应的工资计提表,计提高管绩效和员工年终奖时需要总经理办公会决议,发放工资时需要对应请款单和按部门显示的工资表。

财务报表列示

1、资产负债表

(1)存货:库存商品 发出商品-存货跌价准备。

(2)应付职工薪酬:应付职工薪酬科目贷方余额,反映企业应付未付的职工薪酬,其中应付工资按照应付职工薪酬-工资科目余额填写;应付职工薪酬贷方发生额表示计提的薪酬(包括工资、社保、福利费等),借方发生额表示发放的薪酬(包括工资、社保、福利费等),按照报表需要的项目进行决算表或者是附注表填写。

2、利润表:

(1)销售费用:销售费用科目累计借方发生额,需要填其中项的,按照对应明细科目余额填写。

(2)管理费用:管理费用科目累计借方发生额,需要填其中项的,按照对应明细科目余额填写。

(3)财务费用:财务费用科目累计借方发生额,需要填其中项的,按照对应明细科目余额填写,财务费用中的资产证券化、保理利息支出应在报表上重分类到投资收益。

3、现金流量表:

(1)支付其他与经营活动有关的现金:日常费用报销支出,不包含职工薪酬方面支出。

(2)支付给职工以及为职工支付的现金:公司为员工支付的工资、社保、福利费等,包含代扣代缴的个人所得税。

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