为规范和指引各部门费用报销及付款操作，明确相关人员责任，特制定本指引。
一、原始票据规定
各部门执行业务过程中所有涉及产品购销、资产购置、业务宣传、差旅、办公及业务接待等经济活动，所发生的收付款及报销业务，一律凭国家和公司认可的合法票据作为财务报销和付款的原始依据。
（一）原始票据分类：
1、产品销售增值税专用发票；
2、产品销售普通发票；
3、服务行业增值税专用发票（广告、咨询、餐饮、旅业）；
4、运输企业专用发票及票证（汽车、火车、轮船、飞机）；
5、特殊行业规定的专用票据（银行、邮电、保险）；
6、财政部门印制的行政事业单位专用收付款凭据；
7、国家规定的其他票据；
8、公司内部自制的结算票据（工资单、借支单、转帐通知单、资产验收单、产品出入库单、送货单、收据等）。
（二）原始票据填写规范：
1、增值税专用发票应包括的内容：购货单位全称、法定地址、统一社会信用代码、开户银行及帐号、购置产品、货物名称（凡名称用英文或数字代码的一律应写明中文名称）、规格型号、数量、单价、增殖税率、税额、大小写金额以及供货方单位名称、地址、统一社会信用代码、发票或财务专用印章、经办人签名等
2、除增值税发票以外的其他票据包括的内容：发票名称、客户详细名称、商品或服务项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位发票专用章；
3、汽车、火车、轮船、飞机专用票据包括内容随行业定；
4、所有发票必须复写或电脑打印，票据不得涂改，字迹必须一致，大小写必须一致，按照发票规范的填制要求填写并签名、盖章，对发票格式不能列明详细资料的，必须附详细的货物清单。
二、单据填写规范
所有单据用黑色水笔填写，字体工整，内容清晰。
（一） 付款申请单：本单据适用于所有对外单位付款时填写。
1、付款单位名称、账号、金额等信息必须与发票信息一致；
2、预付款时在付款原因栏注明“预付**款”字样；
3、付款单由业务部门填写，按流程审批后付款，如流程在OA系统中的，将OA系统流程截图作为审批依据，费用类原则上凭发票付款，不作预付款。
4、核销预付款时，在付款原因栏注明“核销预付款”字样以及核销金额。
（二）费用报销单：本单适用于除对外单位付款之外所有费用开支业务报销时填写；
1、差旅费报销
（1）差旅费报销根据公司《出差管理制度》、《车辆管理制度》中的相关规定执行，多人同行出差，出差地、出差时间完全相同的，必须同填一张报销单，不允许混淆交叉填报；
（2）一张报销单如涉及多人冲帐或付款的，须在单据上注明；
（3）同一次出差费用须一次性报帐完毕，不得分期、分批报帐；
（4）出差过程中发生的业务招待费用与差旅费一并报销，并按标准扣除相应餐费补助；
（5）出差地公司提供食宿的，不再享受相应补助；
（6）差旅费报销时需提交《差旅费支出明细表》（见附件一），列明出差时间、地点、交通费、住宿费、餐费补助及其他费用。
2、其他费用报销
（1）费用报销单据填写项目与票据内容一致；
（2）实报金额与票据金额不符时，票据金额必须大于实报金额；
（3）平台推广费、售后退款以及平台需要的其他支出，由使用部门先以部门负责人名义填写《借支单》，实际发生后凭有效票据报销核销借支。
（4）实报项目与票据内容不符时，填写《费用报销明细表》（见附件二），列明实际发生的业务及费用，报部门负责人审批后与原始单据一起作为报销附件，用铅笔在报销单备注栏列明实际报销项目。
三、单据粘贴规范
1、所有单据的附件必须收集完整，附件资料与相应的发票归集在一起，排列顺序从上到下依次为发票、业务报告、合同文件、价格文件、验收或入库凭证和其它附件资料；
2、票据必须正面向上粘贴，增值税发票必须用大头针或曲别针钉装，其它发票和附件资料用胶水粘贴整齐，粘贴位置以单据左上角为准，向右、向下厚度均匀，不得将发票内容覆盖，也不得用钉书机钉装。粘贴的票据不超出单据覆盖范围，超出部分需裁剪或折叠整齐。
四、报销、付款附件规范
1、采购类费用报销需附文件：采购申请、采购明细、使用部门验收单据、全额发票；
2、租赁、运输等项目报销需附文件：合同原件或复印件、出租方证件复印件、运输单、收款收据原件、全额发票；
3、采购类付款需附文件：
（1）预付款：报价单、合同及相关审批文件，合同约定有预付款的，须在预付款当月取得预付款项对应的发票，如不能及时取得发票的在预付款单上注明原因；
（2）正常付款：报价单、合同、送货单、入库单、发票及相关审批文件；
（3）产地采购付款：供应商登记表（见附件三），采购合同、发票、产地供货统计表（见附件四），有当地短途运输的，提供运输合同、发票、送货单等资料；供应商不能开具发票的，需提供产地承包合同、供应商证件复印件等。
4、费用类付款：报价单、合同、送货单、签收单（验收单）、发票及相关审批文件。
五、财务付款规范
所有费用报销、付款由经办人、报销人整理好附件手续，根据公司规定流程审批后，按以下规定执行：
1、费用报销：合格单据原则上当日交单当日付清，报销优先冲销个人借款，无借款的报销金额1000元以上的直接汇入个人银行账户；费用每周星期二集中报销，遇节假日顺延，产地项目项目结束后五日内完成报销，需预支费用以部门负责人名义借支；
2、付款：月结款每月15日前付清，日常付款5万元以下的收单后三日内付清，5万元以上五日内付清，遇节假日顺延。财务收单时如遇特殊情况不能按期付款的，须告知单据提交人员，并在月末汇总通报不能付款的单位和原因，并说明大概可付款的日期，财务付款后次日前将付款信息回复至业务部门。
附：
附件一：《差旅费报销明细表》
附件二：《费用报销明细表》
附件三：《产地供应商登记表》
附件四：《产地供货统计表》
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