委托收款必须到开户银行(委托收款的付款人在接到开户银行)

XXX高新科技有限公司

文件编号

版本号

YXL-GL-018

1.0

文件类别：规定

页 码

生效日期

密集程度

文件名称：销售管理规定

共 12 页

2019年12月1日

普通

编制： 财务部

审核：

批准：

受控范围：各部门、各分公司

销售管理规定

第一章 总则

第一条 为规范企业销售行为，明确销售业务中涉及的审批权限，加强对销售业务的监督与控制，防范销售过程中的差错和舞弊，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司直接对外销售业务范围管理，涉及公司的关联销售交易按公司内部销售管理办法执行。

第二章 销售计划、预算、定价管理

第三条 销售业务部门根据公司的年度对外经营目标、本公司产品的市场情况、公司的目标利润、公司生产经营能力制订销售计划与预算，经总经理审批后实施。

第四条 销售计划、预算应层层分解到业务部门，落实责任，于销售过程中对销售成本、费用进行有效控制。

第五条 销售部门会同财务部等相关部门依据公司的销售管理要求、负责草拟公司主营业务中主要产品的销售价格、收款方式(含折扣条件)、赊销及折扣等销售优惠政策、付款政策方案；由销售部门依此方案负责制定产品价目表，报总经理审批后具体实施。

第六条 销售部门业务人员在销售过程中发生的有关情况，如按价目表上的规定价格、按规定条件给予的折扣，以及按信用政策确定的付款政策，应由公司总经理审批后执行。

第七条 销售业务中需要执行特殊价格、需要超出规定条件给予折扣，以及需要超出信用政策执行特殊付款政策的业务项目，应报总经理审批，并于通过后执行。

第三章 销售合同管理

第八条 为明确销售合同的审批权限，规范销售合同的管理，规避合同协议风险，销售合同的管理遵照公司制定的《合同管理办法》执行。

第九条 销售业务员在与客户订立销售合同时，按照公司的《合同管理办法》合同签订条款执行。

第一十〇条 企业销售合同应至少包括但不限于以下内容。

1．供需双方全称、签约时间和地点。

2．产品名称、单价、数量和金额。

3．运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。

4．付款方式及付款期限。

5．免除责任及限制责任条款

6．违约责任及赔偿条款。

7．具体谈判业务时的可选择条款。

8．合同双方盖章生效等。

第一十一条 销售业务员与客户进行销售谈判时，根据实际需要可对格式合同部分条款作出权限范围内的修改，销售业务员应在权限范围内与客户订立销售合同，超出权限范围的，应报部门负责人、公司总经理等具有审批权限的责任人签字后，方可与客户订立销售合同。

第一十二条 销售合同订立后，由销售部门人员将合同正本交档案室存档，副本或复印件送交财务部等相关部门。

第一十三条 合同履行过程中，因缺货或客户的特殊要求等，销售部或客户提出变更合同申请，由双方共同协商变更，重大合同款项应经公司总经理审核后方可变更。

第一十四条 根据合同规定的解除条件、产品销售的实际和客户的要求，销售部与客户协商解除合同。

第一十五条 合同的变更、解除的手续，应按订立合同时规定的审批权限和程序执行。

第一十六条 销售合同的变更、解除一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。

第一十七条 合同档案管理人员负责保管合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议等。

第四章 应（预）、现收货款的管理

第一十八条 为了加强对我公司货款收款的管理，保障资金安全，以下条款适用于公司直接对外销售的货款收款（含现金、票据等）业务。

总原则：货款收取方式一般采用银行转账方式收取，如采用现金收款方式的则由客户直接存入公司朱总个人账户。特殊情况可以直接采用收讫现金、支票、银行汇票等方式收取货款，但必须按以下操作办法执行：

1． 货款收款由财务部指定出纳人员负责。其他业务人员不得私自对外收取货款，如有特殊情况，须财务部负责人同意。现金收货款时间正常是上班工作时间。下班时间原则上不再收取货款。

2． 出纳对外统一使用盖有我司财务章的收据。出纳员领用收据；空白收据的领用存折和已领用收据的核销工作由财务负责人或指定会计负责。

3． 出纳收款必须按照规定的程序进行，即先由销售业务经办人通知收款，由销售部门填制《收款通知单》通知出纳收款，如客户交款时临时改变缴款数额的，应重新编制《收款通知单》后再收款。

4． 若客户交来的是支票，出纳要检查支票内容是否规范，包括日期、收款人、金额大小写、用途、印章等。由于支票的付款期限为自出票日起十日内，而若支票解讫需要两天（具体时间按银行规定），实际上支票自出票后只有八天的收款期，如遇周末或法定假期则再减，所以收取支票一定要计算好日期，例如在12月31日星期五收到支票，支票出票日为12月26日，则该支票不能收，因扣减元旦假与周末假共三天后，实际只剩一天的收款时间，再提交银行解讫货款需两天，支票已超时；

支票收款人应填写“青岛永隆化学工业科技有限公司”，不得空白；如收款人为其他公司，则支票背面应有与该公司名称一致的财务章和法人签章（背书）；金额大小写要一致；用途注明须写“货款”等，亦可为空白由我公司填写；支票正面必须要有付款单位的财务章与法人签章，印章、签名字迹要清晰，各印章、签名不能重叠相连；支票表面要干净清洁，字迹不能涂改、挖补。

5． 出纳直接收取现金的，若单笔现金货款超过3000元，则在银行营业时间内由客户直接送银行卡存入我公司账户，出纳凭客户交来的存单向银行查询确认，确认无疑后向客户开具收据，若非银行营业时间，则由出纳员在财务科室柜台点收，由财务负责人或指定会计陪同监督；出纳收款必须在视频监控点内进行，对现金货款要经机点和收款点双重复核，由点钞、扎钞、扎钞纸签名至向客户开具收据必须独立完成，中途不得擅自离开。所收货款必须立即放入保险柜中保管。

6． 收款过程如有任何疑问可向财务部门负责人咨询。以上收款方案必须严格遵守，若发生短款、假币等错误，由出纳承担责任。

7． 若客户交来的是银行汇票或商业汇票（其中商业承兑汇票原则上不收），则只能由总经理同意后方可接收。

8． 票据的取得。公司必须严格按照《中华人民共和国票据法》、中国人民银行《票据管理实施办法》、《支付结算办法》等法规中有关银行承兑汇票管理的规定，规范管理和使用银行承兑汇票。企业在接受应收票据时，财务人员要仔细审核票据的真实性、合法性，防止以假乱真，避免或减少应收票据风险。公司财务部必须对银行承兑汇票的收取进行严格审查，应认真确认用户信誉、银行承兑汇票真实性、票面应记载事项和背书应记载事项是否完备以及背书连续性后方可接受。公司财务部对收取的银行承兑汇票真伪和安全负全部责任。银行承兑汇票必须委托银行查询确认后方可正式收取。收回的票据为非统一发票抬头客户正式背书，因而未能如期兑现或交货尚未收回货款，且不按企业规定作业，手续不全者，其经办业务员应负责赔偿售价或损失，并按公司员工手册规定进行处理。

9． 票据的贴现。必须经由总经理书面批准。接受客户票据需经批准手续，降低伪造票据以冲抵、盗用现金的可能性。票据的贴现须经总经理审核和批准，以防伪造。对于收取的银行承兑汇票，除由支付票据单位全额承担贴现息并经财务部审核批准后可贴现外，公司未经财务部统一安排不得自行组织贴现。公司一般情况不得对外抵押票据，公司确实资金头寸紧张时，经总经理批准可以进行票据贴现或背书。

持有到期的银行承兑汇票由公司在提示付款期限内通过开户银行委托收款，回收资金必须进入公司收入账户。对异地委托收款的票据应合理框算邮程，提前（一周或10天）通过开户银行委托收款。严禁因未按照规定提示到期委托收款而丧失对前手的追索权。在票据到期后，因银行承兑汇票本身原因银行不予承兑时，应及时向前手发出书面通知，也可同时向各票据债务人发出书面通知，行使追索权，并查明原因。

10．应收票据的账务处理，包括收到票据、票据贴现、期满兑现时登记应收票据等有关的总分类账。财务部会计岗位应仔细登记应收票据备查簿，以便日后进行跟踪管理。

11．企业设专人保管应收票据，且保管人员不得经办会计记录。

12．对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提出付款。

13．对已贴现的票据应在备查簿中登记，以便日后追踪管理。

第一十九条 为了规范企业对外销售货款的回收管理工作，确保销售账款能及时收回，防止或减少企业呆账、坏账的发生和不良资产的形成，适用于公司销售货款的回收管理。

一、部门的职责：

1． 销售部门负责销售回款计划的制订，并配合财务部做好应收账款的催收工作。

2． 财务部负责应收账款的催收、统计及相关账务处理工作，并督促销售部及时催收应收账款。

二、财务部应于每月10号前，根据应收账款明细账编制《应收账款账龄分析明细表》，经财务经理复核后提交给销售部门进行催收。应收未收款明细表交至销售部后，销售部将未收款明细表及时通知相应的销售业务员。销售业务员将未收款未能按时收回的原因、对策及最终收回该批货款的时间等于5个工作日内以书面形式提交销售部门负责人，销售部门负责人根据实际情况审核后提交给财务部，财务部提出意见，经总经理审批后决定是否继续向该客户供货。

三、销售部门应严格按照《信用额度表》和财务部门的《应收账款账龄分析明细表》，及时核对、跟踪赊销客户的回款情况。销售部门负责人负责每月督促各销售业务员回收未收款。财务部于每月月底检查销售业务员承诺收回货款的执行情况。

四、销售部门业务员全权负责对自己经手赊销业务的账款回收。涉及问题账款业务，于发生后，销售部门应于三个工作日内，据实编制问题账款报告请示，并附相关证据、资料等，依序呈请销售部门负责人查证并签注意见后，呈报总经理审批并转请公司法律事务工作人员协助处理。

五、清欠业务由销售部门负责人统一安排路线和客户，并确定返回时间，销售业务员在外清收账款时，无论是否清结完毕，均需随时向销售部门负责人电话汇报工作进度和行程。

六、销售业务员收取的票据金额大于应收账款时，非部门负责人同意，现场不得以现金找还客户，而应作为暂收款收回，并抵扣下次账款。

七、销售业务员收款时对于客户现场反映的价格、交货期限、质量、运输问题，在业务权限内时可立即给予答复，若在权限外需立即汇报销售部门负责人，并在不超过5个工作日内给予客户答复。

八、销售业务员在销售业务中包括销售产品和清收账款时不得有下列未经公司批准的行为，一经发现，分别给予罚款或者开除处分，并限期补正或赔偿，情节严重者追究民事或刑事责任。

1． 收取货款不汇报、截留，挪用，坐支货款或积压收款。

2． 客户退货不报或积压退货。

3． 销售业务中，转售不依规定或转售个人图利。

4． 在同行业中参与同类业务如：代销其他厂家产品。

5． 收取现金改换承兑汇票。

九、销售业务员岗位调换、离职，必须对经手的应收账款进行交接，并由部门负责人负责监督。凡销售业务员调岗的，必须先办理包括应收账款、库存产品等在内的工作交接，交接未完，不得离岗，交接不清的，责任由移交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责。凡销售业务员离职的，应按公司人力资源管理规定提前向公司提出申请，经批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资、补贴等不予发放，由此给企业造成损失的，将依法追究法律责任。

十、销售业务员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承诺担保，若在规定期限内未能收回或取得客户付款承诺担保的则不予办理离职手续。

十一、离职销售业务员经手的坏账理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效。

十二、交接前应核对全部账目报表，有关交接项目概以交接清单为准，交接清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接，日后若发现账目不符时由接交有关人员负责。

第二十条 财务部每月月底与所有业务客户单位进行往来账务核对。对账要求采用传真、电子信息或直接上客户公司等对账方式。对账有差异的因及时查明原因，并提请公司管理层批准处理。

第五章 销售发货、退货管理

第二十一条 规范本企业发货及退货作业规程（包括发货前的申请，发货中的控制，发货后的监督），确保销售合同准确执行，避免或减少企业损失，需明确相关部门职责。

1．销售部门负责发货、销售退货、物流运输等方面的组织与全程跟踪工作。

2．仓库负责货物的清点、包装、销售出库及退货入库工作。

3．质检品控人员负责检查退回货物的质量。

4．财务部门负责审核发货申请，复核发货、退货的合理性、准确性。

第二十二条 销售合同订立以后，根据约定情况下或客户的订单，销售业务员需开具《销售发货申请审批单》，《销售发货申请审批单》详细准确注明销售客户名称、货物名称、数量、赊销方式（不含单价、金额）等。《销售发货申请审批单》须由销售业务员提请，必须有本部门负责人审核业务的真实性、财务部审核到款情况或财务部必须依据客户的合同执行情况，发货金额是否在到款金额的控制中，或财务部必须依据客户的合同执行情况是否符合要求审核，所有的发货申请（内部关联交易的销售除外）必须有公司总经理成员核准审批。此单一式三联，财务部一联、销售部门一联、仓储管理部门一联作为发货的依据。

第二十三条 销售部门根据把《销售发货申请审批单》，送至仓储部门以便备货。

第二十四条 销售部门负责跟踪货物组织运送，确保货物的安全准时送达目的地。如送货途中有任何异常，造成延误或不能送货，销售部业务员与客户沟通协调，确保在合同规定的时间内将货物完好无损地送达客户指定地点，并取回客户签字确认的回执。

第二十五条 仓储部门负责审查申请发货审批单据的真实性、正确性、完整性，手续不合规、不完善的, 仓储部门有权拒绝发货。仓储人员清点货物，安排组织出货及计量。货物出库需打印《销售货物出库单》，出库单一式六联，财务联记账、销售部门记录、仓储部门记录、客户联结算、运输物流单位结算（含内外单位）、统计记账联。出库单由发货仓储部门的发货人员及指定主管签字，销售部门业务人员复核，财务部复核。

货物的计量需称重的同时编制公司的《电子称重单》，称重单一式六联，财务联记账、销售部门记录、仓储部门记录、客户联结算、运输物流单位结算、统计记账联。电子称重单由发货仓储部门的司称计量人员及指定主管签字，销售部门业务人员复核，财务部复核。发货单、电子称重单签字齐全，仓储部门方能放行货物出库。发货手续办齐全后，由仓库发货员填写《发货放行单》，经仓库主管复核、厂长审批。放行单一式四联，门卫联、仓库联、物流联、销售部门联。

第二十六条 门卫保安岗位在货物放行时，必须依据且不少于此条件的前提下，即签字齐全的《出门条》的门卫联，核对放行货物的单据及车辆、人员，并对放行车辆人员进行放行日志登记。

第二十七条 客户退货的管理销包括销售业务发生的退货、调换、补件、理赔等三包事项。

1．因己方责任使得客户对接收的货物不满意或者货物不符合销售合同规定的要求，客户提出退货时，公司应接受退货，销售业务员接到客户提出的退货申请，需经部门负责人及公司总经理审批后方可办理相关手续。

2．品控管理部门（员）负责对客户退回的货物进行质量检查，并出具检验证明。

3．计量仓储人员对退回货物的品种和数量进行计量清点后方可入库，并对退回货物定点存放。

4．销售部门会同财务部编制销售退货处理报告。销售业务员根据退货处理报告单对客户的退货进行调查，确定客户索赔金额的有效性及合理性，将调查结果及意见记录在退货报告，最终核定退货理赔，提交给销售部门负责人及财务部、总经理审批。

5．财务部根据退货理赔单据和凭证，办理相应的退款事宜，并对企业主营业务收入和应收账款等进行相关账务处理。

6．发生客户退货的管理销包括销售业务发生的退货、调换、补件、理赔等三包事项，金额低于5000元以下的由公司厂长审批，超5000元（含5000元）的报公司总经理审批。

第二十八条 销售部门统计人员每天根据当天货物的收发进行台账记录，编制《青岛永隆化学工业科技有限公司生产经营统计表》，每天通过飞信发给财务、相关业务部门主管，公司总经理。月末，打印月报交与财务部。

第六章 销售发票管理

第二十九条 销售发票的管理遵照公司制定的《发票管理办法》中的有关条款款执行。

第三十条 销售部门根据客户的请求、结合销售合同、销售出库单据等资料，由销售部填写《发票开具申请》，销售业务人员签字确认，交由财务部经理审核，交财务部税收管理岗位开具发票。

第七章 客户管理

第三十一条 销售部门必须在工作中应建立客户信息资料卡，以确保销售业务的顺利开展，及时掌握客户的变化以及信用状况。客户资料卡应至少包括以下内容。

1．基本资料：客户的姓名、电话、住址、交易联系人及订购日期、品名、数量、单价、金额等。

2．业务资料：客户的付款态度、付款时间、银行往来情况、财务实权掌管人、付款方式、往来数据等。

3．业务人员完成新客户基本信息表或收到客户基本信息变更的当天，提交部门负责人或授权人员复核客户基本信息表及附件资料。客户档案管理人员接收审批通过的客户的存档资料，登记客户档案目录。业务人员填制的《永隆公司客商档案维护表》经财务部ERP维护人员复核后，报公司财务管理部将客户信息按编码规则录入到ERP系统。

第三十二条 销售业务员在开展销售活动中，应及时收集并提供客户的信用信息和资料，为企业评估客户信用等级提供数据参考，财务部参与客户信用等级的评估。

第三十三条 企业信用政策及信用等级标准经有关领导审批通过后执行，财务部监督各单位信用政策的执行情况。根据对客户的信用调查结果及业务往来过程中的客户的表现，可将客户信用等级分类，具体如下表所示。

第三十四条 销售部门业务员在销售谈判时，应按照不同的客户等级给予不同的销售政策。

第三十五条 充分了解和掌握客户的信誉、资信状况，规范企业客户信用管理工作，避免销售活动中因客户信用问题给企业带来损失经营。销售业务人员定期对客户走访调查，方式与渠道；金融机构（银行）调查；客户或行业组织进行调查；内部调查如询问同事或委托同事了解客户的信用状况，或从本企业派生机构、新闻报道中获取客户的有关信用情况；

销售业务员实地调查。即销售部业务员在与客户的接洽过程中负责调查、收集客户信息，将相关信息提供给财务部，财务部分析、评估客户企业的信用状况。销售业务员调查、收集的客户信息应至少包括以下内容：客户的名称、地址、电话、股东构成、经营管理者、法人代表及其企业组织形式、企业规模、客户的企业形象、声誉、信用状况、销售活动现状、出现的信用问题及对策等、财务状况 资产、负债和所有者权益的状况、现金流量的变动情况等。销售业务人员就走访情况填写《客户（开发、维护）计划执行表》。

第三十六条 每月初，销售部门根据财务部门提供的《应收帐款客户帐龄分析明细表》检查客户履约情况，对逾期3个月以上或情况异常的客户进行信用额度调整，填制〈（新、老）客户信用额度（评审、变更）表》，根据审批权限设置报销售部门负责人、财务部负责人、公司的总经理审批，由销售业务员按照新政策执行。

第三十七条 财务部ERP录入员根据审批后的《（新、老）客户信用额度（评审、变更）表》录入或更新客户信用额度金额，《（新、老）客户信用额度（评审、变更）表》由应收会计岗归档管理并据以对系统录入信息进行复核。

第三十八条 客户档案保管采用了限制接触的保护方式。客户档案的借阅，均需市场营销部经理审批，并登记借阅记录。客户档案管理人员对客户档案电子版进行备份，并异地保存。

第八章 附 文

第三十九条 附有相关表单格式、公示。