浅谈会计电算化对会计工作的影响

会计电算化就是以电子计算机为主的当代电子信息技术应用到会计中的简称，是用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐，以及部分替代人脑完成对会计信息分析、预测、决策的过程，是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物，已经发展为一门多种学科的综合体。它所需要的条件也是很严谨的，它不仅是会计数据处理手段的变革，而且必将对会计理论、实务产生深远影响。本文就会计电算化在行业中的实施对会计工作所产生的影响进行了分析。

会计电算化是通过电子计算机会计信息系统实现的，其实质是将以计算机技术为主的当代信息技术应用到会计工作中，用电子计算机代替人工记账、算账与报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测和决策的过程。其具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询速度快捷、编制报表简单、数据分析准确等特点。随着计算机技术的迅猛发展，我国的会计电算化也得到了普及和应用，这不仅是会计核算工作的现代化过程，也是促进会计工作标准化、制度化、规模化的过程，更是促进会计改革和发展的过程。把计算机用于会计工作，实现会计数据处理的电算化，是科学技术和企业管理发展到高度阶段的产物，需要有一定的条件，同时会计电算化也给会计工作带来了许多变化。

（一）会计电算化的含义

会计电算化就是以电子计算机为主的当代电子信息技术应用到会计中的简称，是用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐，以及部分替代人脑完成对会计信息分析、预测、决策的过程，是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物。它不仅是会计数据处理手段的变革，而且必将对会计理论、实务产生深远影响。

会计电算化不仅使广大财会人员从繁重的手工操作中解脱出来，减轻劳动强度，更重要的目的还是通过核算手段和财会管理决策手段的现代化，提高会计信息搜集、整理、传输、反馈的灵敏和准确度。提高会计的分析决策能力，更好地满足管理需要，提供管理所需的会计信息，从而更好地发挥会计参与管理、参与决策的职能。

（二）会计电算化的意义

实现会计电算化具有重要的现实意义和深远的历史意义，具体来说有以下几点

①可以减轻劳动，提高工作效率。

②可以提高会计核算质量，减少误差。

③加快信息流速，促进了经营管理，有利于提高经济效益。

④促进工作规范化，提高人员素质

⑤促进会计理论和技术的发展，推动会计管理制度改革。

二、会计电算化工作所需要的条件

把计算机用于会计工作，实现会计数据处理的电算化，是科学技术和企业管理发展到高度阶段的产物，要全面实施、落实到会计工作的各个环节，并取得应有效果，必须具备以下几个方面的条件：

（一）提高企业各级领导和广大财会人员的思想认识

要使企业各级领导和广大财会人员充分认识到当前世界已进入信息化时代。计算机日新月异高速发展，已经广泛应用与社会生产生活各个领域，这是大势所趋。同时，企业管理要求日益提高，不把计算机应用于会计工作，将很难满足管理上的需求，如果犹豫徘徊，就会越来越被动。因此，必须认真学习，提高认识，尽快完成计算机在会计工作中应用的任务。

（二）、通过整顿，使财会业务规范化、标准化

会计数据处理的电算化，是在预先编好并存入计算机内的程序指挥下，以极高速度有节奏、有规律地对会计数据进行处理。因此在实施会计电算化以前，要对财会业务进行整顿，使之标准化、规范化，建立编码体系，调整凭证，账簿，报表格式，以适应计算机处理要求。

(三）合理配置会计电算化硬件和软件

要实现会计数据处理的电算化，首先要选购适合本单位需要、性能先进、稳定可靠、价位合理的的硬件和系统软件。应用软件目前在市场上可选购的会计软件种类很多，要选择功能上适合本单位需要，内容上符合国家有关规章制度要求，性能上稳定可靠、可维护性强、操作方便、售后服务有保证的会计软件。

（四）配备合格的会计电算化专业人员

实施会计电算化，还必须配备既懂财会业务，又熟悉计算机应用技术的复合型会计电算化专业人员。他们应能熟练掌握计算机操作技术，会使用会计软件，并有一定的硬件、软件维护技能。企业中至少要配备两名以上这类专业人员，以满足日常数据处理的需要。

三、会计电算化与传统会计的联系与区别

（一）会计电算化与传统会计的联系

1.目标一致。

两者都对企业的经济业务进行记录和核算，最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高企业经济效益。

2.采用的基本会计理论与方法一致。

两系统都要遵循基本的会计理论和方法，都采用复式记账原理。

3.坚守准则一致。

会计电算化和传统会计都要遵守会计和财务制度，以及国家的各项财经法纪，严格贯彻执行会计法规，从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

4.系统的基本功能相同。

两者任何一个信息要达到系统目标，都应具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。

5.都要保存会计档案。

作为会计信息系统的输出，会计信息档案必须妥善保存，以便查询。

6.编制会计报表的要求相同。

两系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制企业外部报表。

(二）会计电算化与传统会计的区别

1.设置工作程序不同。

手工会计的初始化工作包括建立会计科目，开设总账，登录余额等；会计电算化的初始化设置工作则较为复杂，且带有一定的难度，其内容主要有会计系统的安装，账套的设置，网络用户的权限设置，操作员及权限的设置，软件运行环境的设置，科目级别与位长的设置，会计科目及其代码的建立，最明细科目初始余额的输入，凭证类型设置，自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。

2.科目的设置和使用上不同。

在手工会计中，由于手工核算的限制，将账户分设为总账和明细账，明细账大多仅设到三级账户，此外，再开设辅助账户以满足管理核算上的需要；科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在会计电算化中，计算机可以处理各种复杂的工作，科目的级数和位长设置因不同的软件而异，完全满足了会计明细核算方面的需要；科目的设置上除设置中文科目外，仍应设置与中文科目一一对应的科目代码，使用科目时，计算机只要求用户输入某一科目代码，而不要求输入该中文科目，但在显示打印时，一般都将中文科目和与之对应的科目代码同时显示。

3.账务处理程序上不同。

手工会计根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式，常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在会计电算化中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。

4.账簿格式不同。

在手工会计中，账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种,并且对现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中,由于受到打印机的条件限制,不太可能打印出订本式账簿,因此根据《会计电算化工作规范》规定,所有的账页均可按活页式打印后装订成册;总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账,后者可代替前者;明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。

四 会计电算化对会计工作的带来的变化

（一）改变了会计数据和账务处理方式，提高了工作效率

实现会计工作电算化后，会计数据的处理过程被分为输入、处理、输出三个环节，只要在数据输入环节加大准确性控制，计算机就可以自动完成记账、算账、对账、结账、转账，以及编制报表和进行会计核算数据分析等工作。与手工会计相比来说数据处理无论在速度和准确性、及时性和会计数据处理的集中化、自动化程度都大大提高，财务处理程序也很简便。提高了会计工作效率，原先一天的手工记账、算账工作量，在计算机上几分钟即可完成；原先保留的大量帐页，变成存储在磁盘上的数据库，查询一个数据，几秒钟内就能得到响应；原先手工记账，常可能因为看错、写错等原因造成业务上的错误，使用计算机后，可以通过程序效验，大大减少出错率。

（二）初始创建问题

初始创建手工会计较之电算化是简单的，前者只需设置会计科目，购置一套帐簿，可以对输入凭证进行处理，帐簿可以随时增减变动，这是手工方式的灵活之处。

后者技术复杂，难度很大。下面就两点予以说明：

1.电子会计数据处理的簿记系统，不能就事论事，而必须对所有帐簿数据进行统一规划，将其综合成一个结构化的数据集合，以文件形式存储在磁盘上，它应反映原有帐簿组织特点，还应考虑计算机的特点，照顾数据一次输入、多方利用；避免数据重复存储、以利减少数据冗余；数据要求代码化，如会计科目、部门、职工、产成品、半成品、材料、设备、等等都要统一编码，以使数据表示的信息标准化、统一化，便于机器处理，上述工作现今已发展成一个独立的学科分支——数据库

2．处理程序化，程序实质是一系列事先组织好的完成会计操作的命令，显然它应遵从会计原理，体现会计方法，事先预计一切可能发生的情况，精心设计，务求稳定、可靠而且机动灵活，这不是一件简单的事，要求设计者通晓会计业务，具备一定程序设计能力。

（三）会计工作由“核算型”转向“管理型”

传统的会计工作就是记帐、算帐、报帐，会计人员局限在一般的会计核算中，思想受到束缚，也没有更多时间和精力进行会计信息分析等，并针对分析中发现的问题给领导提出一些好的意见建议，帮助其正确地进行决策。会计电算化推行以后，会计人员可以腾出一些时间来参与经营管理，当好领导的参谋。同时，对新形势下的会计工作进行研究和探讨，实现了会计工作由"核算型"向"管理型"的转变。在企业管理中，会计信息系统是企业管理信息的加工中心

(四)使会计工作统一规范

企业单位可以轻松实现财务数据处理和业务的规范化，避免了传统会计对数据处理的不统一和不对应，减少了工作中标准模糊以及主观人为的不确定性，增强了会计工作的客观性和会计信息的可比性。

（五）降低信息成本，提高会计信息质量

会计信息是决策者进行决策的重要依据之一，因此，会计信息最基本的质量特征就是决策有用性，会计信息的质量直接关系到决策者的决策及其后果，从而要求会计信息必须有用，能够满足决策者的需要。这就是会计信息的质量属性，包括相关性、可靠性、重要性、时效性等，使会计信息向多种量度发展。传统会计方式下，反映会计信息主要靠会计报表和年终的财务决算，时效性差，其他的会计信息的取得更为不容易，因而难以实现会计信息的共享。而在电算化环境下，可以提高会计信息的利用效率，各单位可以通过网络相互查询，上级也可以直接从网上查阅所需要的信息和资料，实现信息共享，充分发挥会计电算化的作用。在电算化环境下，随着处理数据量的增加，单位信息成本将越来越低，效益更大。

（六）内部控制制度得到加强

传统的内部控制制度和方法已不适应会计电算化的需要。在传统的会计方式下，由于其数据处理工具主要是算盘或计算器，大部分工作用手工来完成，因此，其内部控制工作主要是放在对人的控制上。如通过定期会计检查来监督和考核会计人员的工作绩效。这些制度和方法对保证会计工作质量起到了一定作用，但远不能满足会计电算化方式下内部控制的需要。因为会计电算化下记帐、算帐、报帐是通过微机来完成的，内部控制除了对人员的控制外，还要对计算机进行内部控制。实现会计工作电算化后，原来账簿之间互相核对的差错就错控制不复存在。由于数据处理的自动化，人工不能直接参与内部控制。在这种情况下，部分内部控制工作由计算机通过专门程序进行，控制方式从单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制和程序控制相结合的全面内部控制。

（七）会计电算化对财务报告的影响

1．财务报告的内容

由于受人工信息处理能力的限制,手工财务报告一般仅局限于财务数据及其相关的说明,实现会计电算化后,会计信息从收集、加工处理到综合利用都实现了计算机操作,从而为会计报告信息的内容从深度和广度上扩展提供了技术上的支持。

①非财务信息：

实现电算化后,财务报告除了提供企业财务状况、经营成果及现金流量等财务信息外,还应提供更多的非财务信息,对于这些信息的披露,不仅是对上市公司的要求,电算化后,所有的企业都可以实现这个高要求。

②社会责任信息：

随着人们越来越关心社会经济的可持续发展,这种关注也逐渐影响到会计披露的信息内容上,反过来会计披露的内容也将影响到人类社会可持续发展的前景。因此,人们对企业的认识将不再仅仅停留在经济方面,而是要转变为既重视企业的经济效益又重视其承担的社会责任,即企业对整个人类的广泛受托责任。

③人力资源信息：

在知识经济时代,传统的资产负债表已经难以反映企业的实际情况,因为企业的价值恰恰隐藏在传统资产负债表后面的人力资源上,只有人力资源报告才能深刻反映企业的经营前景。企业的成长与其拥有的人力资源息息相关,人们将更加关注企业的人力资源信息。

2.财务报告的传递方式和传递速度

会计电算化还将改变财务报告的传递方式。现代信息技术,包括数据技术、计算机网络技术、远程通讯技术、多媒体技术及光盘存储技术等为会计报告在传递方式上的革命奠定了物质基础。与传统财务报告所不同的,未来财务报告的传递将彻底实现网络化、无纸化,这样不仅降低了财务报告的成本,同时也有助于提高会计信息的透明度。会计信息的使用者可以在网络上随时调用所需要的信息,这种网络化的传递方式不仅在信息的时效性、充分性上有了巨大进步,而且在信息的真实性上也有突破,因为广大的信息使用者按照自己的理解或需要对数据的重新搭配与组合,同时也就实现了对数据的审计复核。此时,虚假信息被识别的可能性将大大增加,反过来将削弱企业编制虚假信息的动机。

企业的财务会计报告可分为定期报告和实时报告(Just-in-time)两种。定期报告包括年度报告、半年度报告、季报、月报甚至周报,主要提供经过整理的、系统化的财务信息及其他会计信息,这种报告通常拥有统一的格式和内容要求。以Internet为依托的电算化会计能够将企业财务报告和各种相关信息瞬间传递到相关使用者面前,从而为实现实时报告制度提供了技术平台。会计信息及时性的提高有助于减少信息使用者的决策盲目性,内幕人员也难以通过信息时滞进行交易,损害其它相关主体的利益。另外,企业实时披露会计信息,其会计处理、会计披露方法都具有一定的连续性和稳定性,因而,企业管理当局进行人为操作的空间也将大大减少。

五、会计电算化存在的问题

（一） 财会专业人员运用软件能力欠缺

在手工会计核算形式下，从原始凭证的分析处理开始，一直到财务报表的生成和财务报表分析，都由财务会计人员完成。在电算化会计方式下，只是原始凭证的分析和输入由会计人员直接处理，会计报表的生成以及一部分财务数据的分析都由计算机自动生成，所以对会计人员的软件技术能力要求透彻和熟练，而现在我们会计行业缺乏“复合型”人才，专业知识高的一般都是自力比较深的会计工作者，他们很多对会计电算化掌握不透彻，对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行，在工作中带来很多不必要的麻烦。

（二）会计软件的局限性

现在市场上会计软件开发公司都强调突出其会计软件开发模式和特点，造成大部分会计软件相互不能兼容，使用方法上也存在差异，给用户带来了诸多不便。由于财务软件的开发未能实行统一标准，不同开发商具有自己的特点，使所用的财务软件混乱，不同财务的数据接口，使用方法的不一样，导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不便。

（三）会计电算化系统存在安全隐患

随着网络经济时代的到来，企业虽然商机越来越多，但是同时也带来了一些隐患，会计电算化系统下，会计信息在传输过程中容易出现安全问题。此外，由于数据保存在计算机的磁盘或U盘中，一旦磁介质出现问题，保存的数据很容易丢失，势必会严重影响到企业的会计工作。

六、针对会计电算化问题的解决对策

（一）加大对“复合型”会计电算化人才的培养力度

会计电算化要求财务人员不仅掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较扎实的管理知识，才能根据单位自身特点，设计最为适用的会计制度，利用电算化会计的特点，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。对电算化管理人员的培训工作要经常性进行，使培训受到实效。在吸纳高校会计电算化毕业生的同时，还应选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干到高校进修计算机专业。这样新老结合，高中低结合的会计电算化人才队伍就会形成，必将推动电算化工作的进一步提高。

（二）加强会计软件向财务管理过度

现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过度，丹药真正充分发挥会计电算化的优势，必须将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能，增加具有管理型功能的模块。

（三）加强风险控制，保证信息安全

由于电子数据集中，高度依赖电脑，所以数据很容易被电脑病毒入侵、人为操作失误等因素所破坏，因此会计电算化必须加强信息安全管理，一方面制定各种管理制度，加强风险控制，两一方面应该加强对会计电算化工作者对信息安全等的认识，严禁未经授权人员上机操作，安装防火墙等来保障信息安全。

总 结

综上所述会计电算化用于会计数据处理，不仅给会计工作提供了先进的工具，而且拓宽了会计内容，改变了会计方法，对会计活动各方面带来一系列变革，使会计从单纯记帐、算帐、报帐的核算型，演绎到分析预测，参与管理的管理型，扩大了会计领域，推动了会计科学的发展，并使新兴的信息科学渗入会计领域成为可能。会计工作的影响是巨大的，不仅是要求工作人员熟练掌握会计专业知识，而且还要求有相当水平的计算机专业技能。会计电算化是会计自身发展的客观需要，虽然目前会计电算化还不够完善，还存在诸多问题，所以我们大家应该顺应时代需要，努力学习专业知识，提高业务水平和专技能水平，共同消除影响会计电算化事业发展的缺陷，推进会计电算化工作更好更快的应用到会计工作中去。